Việc chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang dữ liệu số đang tạo nên bước ngoặt lớn cho ngành giáo dục. Giờ đây, thay vì những cuốn học bạ giấy cồng kềnh, dễ thất lạc, học bạ số đã chính thức trở thành công cụ đắc lực giải quyết hàng loạt thủ tục hành chính. Tuy nhiên, không ít phụ huynh và học sinh vẫn thắc mắc: Học bạ số được sử dụng để làm những thủ tục gì? Khi nộp hồ sơ trực tuyến thì cơ quan tiếp nhận có được quyền yêu cầu nộp thêm học bạ giấy hay không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện các quy định mới nhất để giải đáp thắc mắc này.

1. Học bạ số được sử dụng giải quyết những thủ tục và công việc nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo, học bạ số được áp dụng rộng rãi trong rất nhiều nghiệp vụ quản lý cũng như các giao dịch hành chính thiết yếu, cụ thể:

• Phục vụ công tác tuyển sinh đầu cấp và chuyển trường: Dữ liệu học bạ số được liên thông trực tiếp, hỗ trợ xét tuyển vào các cấp học tiếp theo, tuyển sinh đại học - cao đẳng và thực hiện thủ tục chuyển trường nhanh chóng mà không cần mang theo hồ sơ giấy tờ phức tạp;
• Xác minh thông tin học tập, xét hoàn thành chương trình và xét lên lớp: Nhà trường và các cơ quan thẩm định có thể tra cứu lịch sử học tập, bảng điểm, nhận xét rèn luyện chỉ bằng vài thao tác trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia;
• Lưu trữ hồ sơ và quản lý giáo dục: Phục vụ công tác thống kê, phân tích dữ liệu chuyên sâu, đánh giá toàn diện chất lượng giáo dục, hỗ trợ tư vấn và định hướng nghề nghiệp cho học sinh;
• Giải quyết các thủ tục hành chính công và dịch vụ công trực tuyến: Tạo nền tảng để công dân thực hiện các thủ tục xác nhận thông tin học vấn tại địa phương một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Bên cạnh đó, căn cứ khoản 4 Điều 18 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, người học hoàn toàn có quyền sử dụng học bạ số hợp pháp của mình trong mọi giao dịch dân sự, thủ tục hành chính liên quan. Đối với cấp cơ sở, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm chủ động tiếp nhận, khai thác dữ liệu từ hệ thống học bạ số để giải quyết chế độ, chính sách, xác nhận hồ sơ cho người dân mà không được gây khó dễ.

2. Giá trị pháp lý tương đương học bạ giấy được xác lập khi nào?

Một trong những vấn đề cốt lõi mà xã hội quan tâm là tính pháp lý của dữ liệu điện tử. Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, học bạ số được công nhận giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với học bạ truyền thống khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:

• Đúng thẩm quyền và quy trình tạo lập: Được tạo lập, cập nhật theo đúng chuẩn dữ liệu chuyên ngành do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành;
• Được ký số hợp lệ: Toàn bộ dữ liệu thành phần và bản tổng hợp kết quả học tập phải được thực hiện ký số đầy đủ bởi giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm và người đứng đầu cơ sở giáo dục theo chuẩn chữ ký số công vụ hoặc chữ ký số chuyên dùng;
• Tính xác thực và toàn vẹn của trích lục: Bản điện tử học bạ số hoặc bản trích lục điện tử được kết xuất từ hệ thống và có xác nhận điện tử từ cơ sở giáo dục đều có giá trị sử dụng chính thức tương đương bản chính.

Đồng thời, theo Điều 5 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, việc quản lý và sử dụng học bạ số phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc đúng thẩm quyền, đúng mục đích, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, có khả năng truy xuất nguồn gốc và lịch sử chỉnh sửa rõ ràng nhằm ngăn chặn triệt để mọi hành vi gian lận hồ sơ học tập.

Hệ thống học bạ số được bảo mật bằng chữ ký số chuyên dùng, bảo đảm giá trị pháp lý tương đương học bạ giấy truyền thống (ảnh minh họa)

3. Khi đã có học bạ số, cơ quan tiếp nhận có được đòi nộp thêm học bạ giấy?

Đây là điểm tiến bộ mang tính đột phá nhằm giảm thiểu tình trạng sách nhiễu thủ tục hành chính. Quy định tại Điều 12 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT đã nêu rõ:

• Tuyệt đối không yêu cầu nộp thêm học bạ giấy: Khi học bạ số, bản điện tử học bạ số hoặc bản trích lục điện tử đã đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, cơ quan và tổ chức tiếp nhận hồ sơ không được quyền yêu cầu công dân phải nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định đặc thù khác;
• Trách nhiệm kiểm tra, xác thực: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chủ động tra cứu, đối soát dữ liệu trên môi trường mạng thay vì đùn đẩy trách nhiệm chứng minh sang cho người học hay phụ huynh;
• Trường hợp chưa đồng bộ kết nối mạng: Đơn vị tiếp nhận được sử dụng bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử đã được xác thực hợp pháp;
• Quyền yêu cầu chuyển đổi văn bản giấy miễn phí: Người học hoặc phụ huynh có quyền yêu cầu nhà trường thực hiện việc in và chuyển đổi từ học bạ số sang văn bản giấy có đóng dấu xác nhận hợp lệ theo quy định pháp luật và hoàn toàn không phải chi trả bất kỳ khoản phí nào.

4. Ai được quyền khai thác học bạ số và phạm vi bảo mật dữ liệu ra sao?

Để bảo vệ quyền riêng tư cũng như an toàn dữ liệu cá nhân của học sinh theo quy định chung của pháp luật, Điều 11 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT phân định rõ ràng quyền hạn khai thác như sau:

4.1. Các nhóm chủ thể có quyền truy cập dữ liệu

• Bản thân người học: Là chủ thể dữ liệu gốc, có quyền truy cập, theo dõi toàn bộ quá trình học tập và sử dụng dữ liệu của mình;
• Cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp: Có quyền tra cứu dữ liệu học tập, rèn luyện của học sinh chưa thành niên để đồng hành, giám sát; đồng thời có quyền kiến nghị cơ sở giáo dục kiểm tra lại dữ liệu nếu phát hiện sai sót;
• Cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo dục: Được phân quyền quản lý theo chức năng và nhiệm vụ nghiệp vụ được giao;
• Cơ quan, tổ chức khác: Chỉ được phép khai thác khi có căn cứ pháp luật quy định hoặc có sự chấp thuận bằng văn bản xác thực của chính chủ thể dữ liệu.

4.2. Phương thức khai thác tiện lợi qua các nền tảng số quốc gia

Việc tra cứu và khai thác học bạ số không còn bị bó hẹp trong các phần mềm nội bộ mà đã được tích hợp liên thông đa nền tảng:

• Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành giáo dục và đào tạo;
• Cổng Dịch vụ công quốc gia và hệ thống một cửa điện tử các cấp;
• Ứng dụng định danh quốc gia VNeID: Phụ huynh và học sinh có thể theo dõi trực tiếp học bạ số ngay trên tài khoản định danh điện tử cá nhân được xác thực an toàn.

Toàn bộ thao tác truy cập đều được hệ thống tự động ghi nhật ký lưu vết (audit log), bảo đảm minh bạch và phòng tránh rò rỉ thông tin cá nhân trái phép.

5. Học bạ giấy lập trước đây có còn giá trị sử dụng không?

Nhiều thế hệ học sinh và phụ huynh băn khoăn về số phận của những bộ học bạ giấy đã lập trước thời điểm văn bản mới có hiệu lực. Quy định chuyển tiếp của Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT xác nhận rõ ràng:

• Những học bạ giấy đã được lập hợp pháp trước đây vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý và tiếp tục được sử dụng trong mọi hoạt động quản lý, thủ tục tuyển sinh hay xác nhận hồ sơ theo quy định;
• Các cơ sở giáo dục chủ động thực hiện số hóa, làm sạch và cập nhật dữ liệu học bạ giấy cũ lên hệ thống cơ sở dữ liệu số theo lộ trình của ngành, nhằm bảo đảm dữ liệu của học sinh được duy trì liên tục và thống nhất qua các năm học.

Lời khuyên dành cho học sinh và phụ huynh

Để tối ưu hóa lợi ích từ hệ thống học bạ số mới, học sinh và phụ huynh nên chủ động kích hoạt tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2, thường xuyên kiểm tra tính chính xác của các cột điểm và nhận xét rèn luyện ngay sau mỗi học kỳ. Khi phát hiện sai sót, người học cần nhanh chóng phản ánh với nhà trường để được đối chiếu và điều chỉnh theo đúng quy trình trước khi dữ liệu được khóa sổ và đồng bộ lên cổng dịch vụ công quốc gia.