Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn không chỉ đơn thuần là một tờ giấy ghi nhận việc mua bán, mà còn là chứng từ kế toán quan trọng, là căn cứ để cơ quan thuế kiểm soát nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2019, khi Việt Nam đang bước vào giai đoạn chuyển đổi mạnh mẽ từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, việc nắm vững các quy định pháp lý là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp vận hành ổn định.

Khái niệm hóa đơn dưới góc nhìn pháp lý 2019

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khái niệm về hóa đơn được định nghĩa cụ thể như sau:

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Như vậy, hóa đơn đóng vai trò là bằng chứng xác nhận giao dịch đã hoàn thành giữa bên bán và bên mua. Đối với cơ quan quản lý, đây là tài liệu để xác định doanh thu, chi phí và số thuế phải nộp vào ngân sách Nhà nước.

Phân loại các loại hóa đơn phổ biến hiện nay

Dựa trên phương pháp tính thuế và đối tượng sử dụng, pháp luật hiện hành chia hóa đơn thành các loại chính sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn đỏ)

Đây là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn này được sử dụng trong các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa, vận tải quốc tế hoặc xuất vào khu phi thuế quan. Việc quản lý hóa đơn GTGT cực kỳ nghiêm ngặt vì nó liên quan trực tiếp đến việc hoàn thuế và khấu trừ thuế của doanh nghiệp.

2. Hóa đơn bán hàng

Loại hóa đơn này dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Ngoài ra, các doanh nghiệp trong khu phi thuế quan khi bán hàng vào nội địa hoặc bán cho nhau cũng sử dụng loại hóa đơn này, trên đó phải ghi rõ dòng chữ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

3. Các loại hóa đơn khác

Bên cạnh hai loại chính nêu trên, hệ thống hóa đơn còn bao gồm các hình thức đặc thù như: Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, hoặc các chứng từ thu cước phí vận tải, dịch vụ ngân hàng được lập theo thông lệ quốc tế.

Hình thức hóa đơn và cuộc cách mạng "số hóa" 2019

Tính đến tháng 6/2019, doanh nghiệp tại Việt Nam đang tồn tại song song các hình thức hóa đơn sau:

• Hóa đơn tự in: Do doanh nghiệp tự khởi tạo trên thiết bị tin học hoặc máy tính tiền.
• Hóa đơn đặt in: Do doanh nghiệp đặt các cơ sở in ấn thực hiện theo mẫu hoặc do cơ quan thuế cấp bán.
• Hóa đơn điện tử: Đây là hình thức hiện đại nhất, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.

Đáng chú ý, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ đã xác định lộ trình bắt buộc hoàn thành việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020. Trong giai đoạn này (năm 2019), các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các doanh nghiệp nhận được thông báo của cơ quan thuế đều được khuyến khích và bắt buộc chuyển đổi sớm để làm quen với hệ thống mới.

Những nội dung bắt buộc trên một tờ hóa đơn hợp lệ

Để một tờ hóa đơn được coi là hợp pháp, hợp lệ và hợp lý, bên lập cần đảm bảo đầy đủ các tiêu chí quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC:

1. Thông tin định danh: Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số thứ tự.
2. Thông tin chủ thể: Tên, địa chỉ, mã số thuế của cả người bán và người mua.
3. Chi tiết giao dịch: Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng cả số và chữ).
4. Xác nhận pháp lý: Chữ ký của người mua, người bán, dấu của đơn vị bán và ngày tháng năm lập hóa đơn.

Việc thiếu sót bất kỳ nội dung bắt buộc nào (trừ các trường hợp đặc thù được miễn trừ) đều có thể dẫn đến việc hóa đơn bị loại bỏ khi quyết toán thuế, gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Trong năm 2019, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại hệ thống quản lý hóa đơn của mình. Nếu vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy, hãy cân nhắc chuyển sang hóa đơn điện tử sớm để tận dụng các ưu thế về tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và tránh các rủi ro mất mát, cháy hỏng chứng từ.