Trong hành trình tìm kiếm việc làm, một bộ hồ sơ chỉn chu không chỉ thể hiện năng lực mà còn cho thấy sự chuyên nghiệp và tôn trọng pháp luật của ứng viên. Tuy nhiên, không ít người vẫn lúng túng giữa khái niệm "công chứng" và "chứng thực", dẫn đến việc chuẩn bị thiếu hoặc thừa các loại giấy tờ cần thiết.

Những loại giấy tờ "bắt buộc" phải chứng thực trong hồ sơ xin việc

Mặc dù pháp luật lao động không quy định cứng nhắc một bộ hồ sơ xin việc gồm những gì, nhưng để phục vụ các thủ tục hành chính như đăng ký bảo hiểm xã hội hay mã số thuế, doanh nghiệp thường yêu cầu các bản sao có chứng thực. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các loại giấy tờ thường gặp bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật: Cần được chứng thực chữ ký của người khai.
• Căn cước công dân/Hộ chiếu: Chứng thực bản sao từ bản chính để xác minh nhân thân.
• Bằng tốt nghiệp và các chứng chỉ: Đây là bằng chứng về năng lực chuyên môn cần được cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản gốc.
• Giấy khai sinh: Thường dùng để đối chiếu thông tin hộ tịch.

Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các giấy tờ này phải là bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp thì mới đủ điều kiện để chứng thực bản sao.

Phân biệt Công chứng và Chứng thực hồ sơ xin việc

Nhiều người vẫn quen gọi là "đi công chứng hồ sơ", nhưng về mặt pháp lý, đây phần lớn là thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao có nội dung đúng với bản chính.

Khi đi thực hiện, ứng viên chỉ cần mang theo bản gốc để đối chiếu. Trong trường hợp cơ quan thực hiện không có phương tiện sao chụp, bạn nên chuẩn bị sẵn các bản photo để tiết kiệm thời gian.

Địa chỉ công chứng hồ sơ xin việc ở đâu thuận tiện nhất?

Một điểm cộng lớn của quy định hiện nay là ứng viên có thể thực hiện chứng thực tại bất kỳ địa phương nào thuận tiện, không nhất thiết phải về nơi đăng ký thường trú. Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực thuộc về:

• Ủy ban nhân dân cấp xã: Do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký đóng dấu.
• Phòng Tư pháp cấp huyện: Do Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng ký.
• Các tổ chức hành nghề công chứng: Bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng (do Công chứng viên thực hiện).
• Cơ quan đại diện ngoại giao: Dành cho người Việt Nam đang ở nước ngoài.

Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà còn thể hiện sự am hiểu pháp luật – một điểm cộng thầm lặng nhưng vô cùng giá trị trong mắt nhà tuyển dụng.