Trong hệ sinh thái khởi nghiệp đổi mới sáng tạo, cơ sở ươm tạo công nghệ cao đóng vai trò là chiếc nôi nuôi dưỡng các ý tưởng sáng tạo, hoàn thiện công nghệ chiến lược và nâng bước các doanh nghiệp công nghệ bứt phá. Giấy chứng nhận cơ sở ươm tạo công nghệ cao chính là tấm vé thông hành pháp lý quan trọng giúp các đơn vị này khẳng định tư cách pháp nhân và thụ hưởng hàng loạt chính sách ưu đãi lớn từ Nhà nước. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động thực tế, không ít cơ sở gặp phải sự cố thất lạc, hư hỏng giấy tờ hoặc có sự điều chỉnh về thông tin đăng ký doanh nghiệp. Vậy quy định về hồ sơ, trình tự thủ tục đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận này được triển khai như thế nào theo khuôn khổ pháp luật hiện hành?

1. Giấy chứng nhận cơ sở ươm tạo công nghệ cao được cấp lại trong những trường hợp nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Thông tư 38/2026/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ, Giấy chứng nhận cơ sở ươm tạo công nghệ cao, công nghệ chiến lược được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét cấp lại khi thuộc một trong hai trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Giấy chứng nhận bị mất hoặc bị hư hỏng, rách nát, nhòe chữ dẫn đến không thể tiếp tục sử dụng để thực hiện các giao dịch pháp lý hay báo cáo cơ quan chức năng.
• Trường hợp 2: Cơ sở ươm tạo có sự thay đổi về các thông tin hành chính (như tên gọi của cơ sở, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật hoặc các thông tin hành chính liên quan khác) nhưng sự thay đổi này không làm thay đổi bản chất, quy mô, phạm vi và nội dung hoạt động ươm tạo đã được cơ quan nhà nước thẩm định và công nhận trước đó.

Quy định mở này tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các tổ chức, doanh nghiệp nhanh chóng chuẩn hóa giấy tờ sau khi thực hiện việc tái cấu trúc nhân sự, đổi tên đơn vị hoặc di dời trụ sở văn phòng mà không làm gián đoạn các kế hoạch vận hành dài hạn.

2. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận cơ sở ươm tạo công nghệ cao gồm những giấy tờ gì?

Theo hướng dẫn chi tiết tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 38/2026/TT-BKHCN, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu cấp lại Giấy chứng nhận cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ chuẩn chỉnh bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận (Bản chính): Nội dung văn bản phải trình bày rõ lý do cụ thể xin cấp lại (do mất, hỏng hay cập nhật biến động thông tin hành chính). Đơn vị nộp văn bản theo một trong các biểu mẫu quy định ban hành kèm Thông tư: Biểu B8a-TCCLCSUT hoặc Biểu B8b-CNCLCSUT.
• Tài liệu chứng minh nội dung thay đổi: Áp dụng riêng cho trường hợp cơ sở có biến động thông tin hành chính (tên, trụ sở, người đại diện). Đơn vị có thể lựa chọn nộp: Bản sao kèm bản chính để công chức đối chiếu trực tiếp; Bản sao điện tử đã được chứng thực từ bản chính; hoặc Bản sao có chứng thực theo quy định pháp luật.

Điểm đặc biệt cần lưu ý: Nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số đồng bộ, Thông tư quy định rõ trường hợp các thông tin, tài liệu nêu trên đã có sẵn và đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý thì cơ sở ươm tạo hoàn toàn không phải nộp lại các giấy tờ giấy này.

Cơ sở ươm tạo công nghệ cao chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp lại theo đúng biểu mẫu pháp luật quy định (ảnh minh họa)

3. Trình tự, thời hạn và thẩm quyền giải quyết thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận

Quy trình xem xét và giải quyết thủ tục cấp lại được thiết kế theo hướng tinh gọn, rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi của đơn vị. Cụ thể theo khoản 3 Điều 9 Thông tư 38/2026/TT-BKHCN và khoản 3 Điều 5 Thông tư 38/2026/TT-BKHCN, các bước được triển khai như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Cơ sở ươm tạo nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị tới Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở cơ sở ươm tạo. Phương thức tiếp nhận rất linh hoạt qua một trong các hình thức:

• Nộp trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến;
• Nộp trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
• Gửi hồ sơ thông qua mạng lưới dịch vụ bưu chính công ích.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ tiếp nhận

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, chuẩn xác của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hoàn thiện hoặc chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải phát hành văn bản nêu rõ yêu cầu để cơ sở kịp thời sửa đổi, bổ sung.

Bước 3: Thẩm định và cấp Giấy chứng nhận mới

Trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét, in cấp lại và trả kết quả Giấy chứng nhận cho cơ sở thông qua dịch vụ công, trao trực tiếp hoặc chuyển phát bưu chính. Thông tin cấp lại cũng được cập nhật đồng bộ lên Nền tảng số quản lý khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo quốc gia.

Lưu ý nghiệp vụ quan trọng:

• Theo Điều 9 Thông tư 38/2026/TT-BKHCN, việc cấp lại không phải thực hiện thẩm định lại các tiêu chí, điều kiện chuyên môn quy định tại Điều 4 Thông tư 38/2026/TT-BKHCN (như cơ sở vật chất, phòng lab, nhân sự hay năng lực tài chính).
• Tổng thời gian giải quyết toàn bộ quy trình cấp lại không vượt quá 12 ngày làm việc.
• Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận mới được cấp lại chỉ có giá trị tương ứng bằng thời hạn còn lại của Giấy chứng nhận đã được cấp trước đó, không được tự động kéo dài hay gia hạn thời gian.
• Trường hợp từ chối cấp lại, cơ quan nhà nước phải có văn bản thông báo và nêu rõ lý do chính đáng cho đương sự.

4. Quyền lợi và chính sách hỗ trợ vượt trội dành cho cơ sở ươm tạo công nghệ cao

Việc duy trì hiệu lực của Giấy chứng nhận cơ sở ươm tạo là tiền đề cốt lõi để các nhà đầu tư và doanh nghiệp được hưởng trọn vẹn các ưu đãi lớn từ Nhà nước. Căn cứ theo khoản 5 Điều 21 Luật Công nghệ cao 2025, các chủ thể xây dựng, kinh doanh cơ sở ươm tạo và dự án ươm tạo công nghệ cao được thụ hưởng các gói hỗ trợ chiến lược:

• Tài trợ và kinh phí phát triển: Được quyền tiếp nhận tài trợ, hỗ trợ kinh phí trực tiếp từ các chương trình khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo cấp quốc gia, cấp tỉnh; được ưu tiên hỗ trợ tiếp cận các quỹ tài chính nhà nước về phát triển khoa học công nghệ.
• Ưu đãi về chính sách tài chính và tài sản: Hưởng cơ chế đặc quyền về thuế thu nhập doanh nghiệp, tín dụng đầu tư ưu đãi và các chính sách miễn, giảm tiền sử dụng đất, tiền thuê đất phục vụ cơ sở nghiên cứu theo quy định của pháp luật liên quan.
• Hạ tầng dùng chung và hỗ trợ chuyên sâu: Được bố trí hạ tầng kỹ thuật nghiên cứu, tạo điều kiện sử dụng các phòng thí nghiệm dùng chung đạt tiêu chuẩn đo lường kiểm định quốc tế, đồng thời được trợ lực về các dịch vụ tư vấn pháp lý, đăng ký bảo hộ sở hữu trí tuệ và bảo vệ tài sản số.
• Mở rộng thị trường và hội nhập: Hỗ trợ hoạt động xúc tiến thương mại công nghệ, kết nối chuỗi cung ứng, thương mại hóa sản phẩm mẫu và tạo điều kiện tham gia các hội chợ, triển lãm và mạng lưới đổi mới sáng tạo toàn cầu.

Đặc biệt, theo Điều 21 Luật Công nghệ cao 2025, Nhà nước còn chủ động đầu tư hoặc liên doanh tham gia đầu tư phát triển các hạ tầng trung tâm ươm tạo công nghệ trọng điểm nhằm kiến tạo đòn bẩy đột phá cho nền kinh tế số.

Tóm lại, khi phát sinh nhu cầu cấp lại Giấy chứng nhận cơ sở ươm tạo công nghệ cao, doanh nghiệp cần khẩn trương rà soát giấy tờ, lựa chọn đúng biểu mẫu quy định và nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công để đảm bảo quyền lợi pháp lý cũng như không bỏ lỡ các cơ chế hỗ trợ tối ưu của Nhà nước.