Trong bối cảnh các quy định về an toàn cháy nổ ngày càng được siết chặt, việc thiết lập và duy trì một bộ hồ sơ phòng cháy chữa cháy (PCCC) chuẩn chỉnh không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là tấm lá chắn bảo vệ tài sản và tính mạng con người. Bước sang năm 2026, với sự ra đời của các văn bản quy phạm pháp luật mới, cộng đồng doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh những sai sót đáng tiếc dẫn đến đình chỉ hoạt động hoặc xử phạt hành chính nặng nề.

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy là gì và tại sao lại quan trọng?

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ (gọi tắt là hồ sơ PCCC) là tập hợp các tài liệu chứng minh việc tuân thủ các điều kiện an toàn của cơ sở. Đây là căn cứ để cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn và cũng là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp tự rà soát hệ thống phòng thủ của mình.

Việc thiếu hụt dù chỉ một văn bản trong bộ hồ sơ này cũng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro pháp lý cao, đặc biệt là khi có sự cố xảy ra. Do đó, người đứng đầu cơ sở phải trực tiếp chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của bộ hồ sơ này.

Thành phần hồ sơ PCCC mới nhất năm 2026 gồm những gì?

Căn cứ vào Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, một bộ hồ sơ PCCC đầy đủ của cơ sở hiện nay bao gồm các thành phần cốt lõi sau:

• Phiếu thông tin cơ sở: Theo mẫu PC01 ban hành kèm theo Nghị định.
• Nội quy an toàn: Các văn bản quy định về PCCC và cứu nạn, cứu hộ nội bộ.
• Hồ sơ thiết kế và nghiệm thu: Bao gồm Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế, văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC đối với các công trình thuộc diện bắt buộc.
• Quyết định thành lập đội PCCC cơ sở: Kèm theo danh sách và thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ cho các thành viên.
• Phương án chữa cháy và cứu nạn: Phải được xây dựng theo mẫu PC06 và được phê duyệt đúng thẩm quyền.
• Sổ theo dõi phương tiện: Ghi chép tình trạng các thiết bị như bình chữa cháy, hệ thống báo cháy tự động theo hướng dẫn tại Thông tư 36/2025/TT-BCA.
• Biên bản kiểm tra: Bao gồm cả biên bản tự kiểm tra định kỳ của cơ sở và biên bản kiểm tra của cơ quan Công an hoặc UBND cấp xã.

Đối tượng nào bắt buộc phải lập hồ sơ PCCC?

Không phải mọi cửa hàng nhỏ lẻ đều phải lập hồ sơ phức tạp, nhưng pháp luật quy định rõ các nhóm đối tượng sau không được phép lơ là:

1. Cơ sở do cơ quan Công an quản lý: Thường là các doanh nghiệp lớn, khu công nghiệp, chung cư cao tầng, kho bãi xăng dầu...
2. Cơ sở do UBND cấp xã quản lý: Các hộ kinh doanh cá thể, văn phòng nhỏ, nhà trọ có quy mô nhất định.

Đáng chú ý, theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, các tài liệu như biên bản tự kiểm tra, báo cáo kết quả công tác PCCC phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ dưới dạng giấy hoặc điện tử, nhưng phải đảm bảo tính sẵn sàng khi có đoàn kiểm tra đột xuất.

"Người đứng đầu cơ sở lập, quản lý, cập nhật hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở gồm các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này."

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp nên thực hiện rà soát lại toàn bộ hồ sơ PCCC ngay từ hôm nay. Hãy đảm bảo rằng các phương án chữa cháy đã được thực tập định kỳ và các thiết bị chữa cháy luôn trong tình trạng hoạt động tốt. Việc chủ động chuẩn bị hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tự tin trước các đợt thanh tra mà quan trọng hơn hết là bảo vệ chính thành quả kinh doanh của mình trước hiểm họa hỏa hoạn.