Trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp thắc mắc về việc ghi nhận hình thức thanh toán. Liệu việc thiếu sót hoặc ghi sai tiêu thức này có khiến hóa đơn bị vô hiệu? Câu trả lời nằm ở các quy định chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hình thức thanh toán có phải là nội dung bắt buộc?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nội dung bắt buộc trên hóa đơn bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa dịch vụ, thuế suất và chữ ký số. Đáng chú ý, hình thức thanh toán không nằm trong danh sách các tiêu thức bắt buộc phải hiển thị trên hóa đơn điện tử.

Điều này đồng nghĩa với việc nếu trên hóa đơn không hiển thị mục "Hình thức thanh toán" thì hóa đơn đó vẫn được coi là hợp lệ, miễn là đảm bảo đầy đủ các thành phần bắt buộc khác. Tuy nhiên, thực tế nhiều phần mềm hóa đơn điện tử vẫn thiết kế sẵn mục này để thuận tiện cho việc theo dõi công nợ và quản lý nội bộ.

"Nội dung hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định này... Trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định thì không được coi là hóa đơn hợp pháp."

Cách ghi hình thức thanh toán chuẩn xác nhất

Dù không bắt buộc, nhưng để tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp, doanh nghiệp thường vẫn ghi nhận thông tin này. Dưới đây là các ký hiệu phổ biến được cơ quan thuế chấp nhận:

• TM: Thanh toán bằng tiền mặt.
• CK: Thanh toán bằng chuyển khoản.
• TM/CK: Sử dụng khi tại thời điểm lập hóa đơn chưa xác định rõ phương thức thanh toán cuối cùng.

Lưu ý quan trọng: Đối với các hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), để được khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản).

Xử lý thế nào khi ghi sai hình thức thanh toán?

Mặc dù là tiêu thức không bắt buộc, nhưng nếu đã ghi và phát hiện sai sót, doanh nghiệp vẫn cần xử lý để đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu. Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình xử lý như sau:

1. Hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi người mua

Người bán thực hiện hủy hóa đơn đã lập có sai sót bằng cách gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, sau đó lập hóa đơn mới thay thế.

2. Hóa đơn đã gửi người mua nhưng chỉ sai hình thức thanh toán

Vì đây không phải là tiêu thức bắt buộc và không làm sai lệch mã số thuế hay số tiền, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót và gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế. Trường hợp này không nhất thiết phải lập lại hóa đơn mới.

3. Sai hình thức thanh toán kèm sai sót về tiền thuế, mã số thuế

Trong trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải lựa chọn một trong hai hình thức: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc Lập hóa đơn thay thế theo đúng trình tự pháp luật quy định.

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành kế toán. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xử lý các tình huống phát sinh về hóa đơn điện tử, hãy tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để có giải pháp an toàn nhất.