Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc bảo hộ nhãn hiệu tại thị trường quốc tế không chỉ là tấm lá chắn pháp lý mà còn là tài sản vô giá của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị thường lơ là việc theo dõi thời hạn, dẫn đến nguy cơ mất quyền bảo hộ nhãn hiệu đã dày công xây dựng. Vậy khi nào cần thực hiện gia hạn và quy trình này diễn ra như thế nào?

Thời điểm "vàng" để thực hiện gia hạn đăng ký quốc tế nhãn hiệu

Theo quy định tại Hệ thống Madrid mà Việt Nam là thành viên, việc gia hạn không đơn thuần là một thủ tục hành chính mà là sự duy trì sức sống cho thương hiệu. Thông thường, trước khi thời hạn bảo hộ kết thúc 06 tháng, Văn phòng quốc tế của WIPO sẽ gửi thông báo nhắc nhở. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt các mốc thời gian sau:

• Thời hạn bảo hộ: Thông thường là 10 năm kể từ ngày đăng ký quốc tế (đối với các nước thành viên Nghị định thư Madrid).
• Thời gian ân hạn: Nếu lỡ thời hạn chính thức, doanh nghiệp vẫn còn 06 tháng ân hạn để nộp đơn gia hạn, nhưng sẽ phải chịu thêm một khoản phụ phí theo quy định.

Cần lưu ý rằng, việc gia hạn phải giữ nguyên trạng thái của nhãn hiệu. Mọi thay đổi về mẫu nhãn hiệu hoặc danh mục hàng hóa, dịch vụ (ngoại trừ việc thu hẹp) đều không được chấp nhận trong thủ tục này.

Hồ sơ gia hạn cần chuẩn bị những gì?

Căn cứ theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP, hồ sơ yêu cầu gia hạn hiệu lực đăng ký quốc tế nhãn hiệu có nguồn gốc Việt Nam cần đảm bảo tính chính xác và đầy đủ để tránh bị trả lại. Các tài liệu cơ bản bao gồm:

• Tờ khai yêu cầu gia hạn (theo mẫu quy định của WIPO hoặc Cục Sở hữu trí tuệ).
• Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí gia hạn.
• Giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp thực hiện thông qua các tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp).
• Các tài liệu bổ trợ khác như bản sao Công báo đăng ký quốc tế của WIPO hoặc quyết định chấp nhận bảo hộ tại Việt Nam để đối chiếu thông tin.

Trình tự thực hiện thủ tục gia hạn theo quy định mới

Quy trình gia hạn hiện nay đã được đơn giản hóa đáng kể nhằm hỗ trợ tối đa cho người nộp đơn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

1. Nộp trực tiếp cho Văn phòng quốc tế: Thông qua cổng điện tử của WIPO, doanh nghiệp có thể tự thực hiện và thanh toán phí quốc tế bằng đồng Franc Thụy Sĩ.
2. Nộp thông qua Cục Sở hữu trí tuệ: Đây là cách phổ biến đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Cục Sở hữu trí tuệ sẽ đóng vai trò là cơ quan trung gian, tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và chuyển tiếp cho Văn phòng quốc tế xử lý.

Theo quy định tại Điều 1 Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2022, các thủ tục liên quan đến sở hữu công nghiệp đang ngày càng hướng tới sự minh bạch và bảo vệ quyền lợi tối đa cho chủ sở hữu. Việc thực hiện đúng và đủ các bước gia hạn không chỉ giúp duy trì quyền độc quyền mà còn khẳng định uy tín của doanh nghiệp trên trường quốc tế.

"Việc gia hạn hiệu lực đăng ký quốc tế nhãn hiệu là nghĩa vụ và cũng là quyền lợi sát sườn của mỗi doanh nghiệp hợp danh khi tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu. Đừng để những sai sót nhỏ về thời hạn làm ảnh hưởng đến cả một quá trình xây dựng thương hiệu lâu dài."