Trong kỷ nguyên số hóa, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã giúp doanh nghiệp tiết giảm đáng kể thủ tục hành chính. Tuy nhiên, một câu hỏi khiến không ít kế toán và chủ doanh nghiệp đau đầu là: Liệu có còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ như trước đây?

Hóa đơn điện tử: Khi nào được 'miễn' báo cáo?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/7/2022, hầu hết các doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Về nguyên tắc, dữ liệu hóa đơn điện tử đã được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế, do đó người nộp thuế không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ hàng quý hay hàng tháng.

Tuy nhiên, pháp luật vẫn dự phòng những tình huống đặc biệt mà doanh nghiệp buộc phải thực hiện nghĩa vụ này để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế.

2 trường hợp 'ngoại lệ' bắt buộc phải nộp báo cáo

Dù đang sử dụng hóa đơn điện tử, bạn vẫn phải nộp báo cáo nếu rơi vào các kịch bản sau:

1. Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố

Tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ: Trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố chưa thể khắc phục ngay, cơ quan thuế sẽ bán hóa đơn giấy đặt in cho doanh nghiệp sử dụng tạm thời.

"Chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế về việc hệ thống đã được khắc phục, tổ chức, cá nhân phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua theo Mẫu số BC26/HĐG."

2. Khi phát sinh các sự kiện thay đổi cấu trúc doanh nghiệp

Dựa trên khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng với hồ sơ quyết toán thuế khi:

• Thực hiện chia, tách, sáp nhập, giải thể hoặc phá sản.
• Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp.
• Giao, khoán, bán hoặc cho thuê doanh nghiệp nhà nước.

Cảnh báo: Mức phạt 'khủng' khi chậm nộp báo cáo

Đừng để sự chủ quan dẫn đến những khoản phạt không đáng có. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đã tăng lên đáng kể:

• Phạt cảnh cáo: Nếu chậm nộp từ 01 - 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt từ 1 - 3 triệu đồng: Chậm nộp từ 01 - 10 ngày.
• Phạt từ 2 - 4 triệu đồng: Chậm nộp từ 11 - 20 ngày.
• Phạt từ 4 - 8 triệu đồng: Chậm nộp từ 21 - 90 ngày.
• Phạt từ 5 - 15 triệu đồng: Chậm nộp từ 91 ngày trở lên hoặc không nộp báo cáo.

Lời khuyên từ chuyên gia: Dù hóa đơn điện tử đã đơn giản hóa mọi thứ, doanh nghiệp vẫn cần duy trì hệ thống lưu trữ dữ liệu khoa học và thường xuyên cập nhật thông báo từ cơ quan thuế để xử lý kịp thời các tình huống bất khả kháng.