Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các loại hình kinh tế. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn băn khoăn liệu hình thức hóa đơn giấy đặt in có còn tồn tại? Những quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã siết chặt các điều kiện này.

1. Đối tượng nào vẫn được sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in?

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in hiện nay chỉ còn áp dụng cho một số đối tượng đặc thù, cụ thể:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính (trừ doanh nghiệp tại các khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao).

Như vậy, đa số các doanh nghiệp tư nhân hoạt động tại các thành phố lớn hoặc địa bàn có hạ tầng công nghệ thông tin ổn định đều đã phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử hoàn toàn.

2. Thủ tục mua hóa đơn đặt in từ cơ quan thuế

Nếu thuộc đối tượng được phép sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình nghiêm ngặt. Cụ thể, theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

"Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn (theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG) gửi cơ quan thuế khi mua hóa đơn..."

Ngoài đơn đề nghị, người đi mua hóa đơn phải xuất trình Căn cước công dân còn hiệu lực và giấy ủy quyền (nếu không phải là đại diện pháp luật). Đối với lần mua đầu tiên, doanh nghiệp phải có văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

3. Những thay đổi quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Bước sang năm 2026, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung nhiều quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp tư nhân kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, khách sạn.

Việc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền giúp doanh nghiệp:

• Không bắt buộc phải có chữ ký số trên từng hóa đơn lẻ.
• Dữ liệu được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, đảm bảo tính minh bạch.
• Người mua có thể dễ dàng tra cứu và sử dụng hóa đơn để quyết toán thuế.

Lời khuyên cho doanh nghiệp tư nhân

Dù pháp luật vẫn duy trì một khe cửa hẹp cho hóa đơn giấy đặt in, nhưng xu hướng tất yếu là số hóa toàn diện. Doanh nghiệp tư nhân nên chủ động trang bị hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử để tối ưu hóa chi phí in ấn, lưu trữ và tránh các rủi ro pháp lý về hóa đơn không hợp pháp.

Việc chậm trễ trong việc chuyển đổi hoặc sử dụng sai loại hóa đơn có thể dẫn đến các mức phạt nặng theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.