Tầm quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ truy thu Bảo hiểm xã hội

Trong quá trình hoạt động, không ít doanh nghiệp gặp phải tình trạng chậm đóng hoặc đóng thiếu Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động. Để khắc phục tình trạng này và đảm bảo quyền lợi chính đáng cho nhân viên, việc lập danh sách truy thu là thủ tục bắt buộc. Tuy nhiên, theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (đang có hiệu lực trong bối cảnh năm 2019), cơ quan BHXH chỉ chấp nhận truy thu khi đơn vị cung cấp đầy đủ các chứng từ pháp lý hợp lệ.

Việc nắm vững danh mục giấy tờ tại Phụ lục 02 giúp bộ phận nhân sự và kế toán thực hiện quy trình nhanh chóng, tránh việc hồ sơ bị trả lại nhiều lần do thiếu sót căn cứ chứng minh thời gian làm việc thực tế của người lao động.

Chi tiết các loại giấy tờ làm căn cứ truy thu theo từng đối tượng

Tùy vào loại hình đơn vị và đối tượng lao động, các loại giấy tờ cần chuẩn bị sẽ có sự khác biệt rõ rệt. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết:

1. Đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập

• Cán bộ, công chức, viên chức: Cần có Quyết định tuyển dụng, Quyết định xếp lương hoặc Hợp đồng làm việc theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.
• Lao động hợp đồng: Phải cung cấp Hợp đồng lao động được ký kết theo quy định tại Nghị định 68/2000/NĐ-CP.

2. Đối với doanh nghiệp ngoài quốc doanh và văn phòng đại diện

Đây là nhóm đối tượng thường xuyên phát sinh nhu cầu truy thu nhất. Các giấy tờ bắt buộc bao gồm:

• Hợp đồng lao động: Phải là hợp đồng có thời hạn từ 03 tháng trở lên (đối với giai đoạn trước 2018) hoặc từ 01 tháng trở lên (theo lộ trình của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 áp dụng từ năm 2018).
• Bảng thanh toán tiền lương: Hoặc bảng kê tiền lương, tiền công nếu trả qua tài khoản ATM tương ứng với thời gian đề nghị truy thu.
• Người quản lý doanh nghiệp: Nếu có hưởng tiền lương, tiền công thì cần có Hợp đồng lao động và bảng lương đăng ký với cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.

3. Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã

• Cán bộ chuyên trách, công chức: Danh sách định biên được phê duyệt và Quyết định xếp sinh hoạt phí theo Nghị định 09/1998/NĐ-CP.
• Cán bộ không chuyên trách: Danh sách theo định biên được cấp có thẩm quyền phê chuẩn.

Các mốc thời gian quan trọng cần lưu ý khi truy thu

Cơ quan BHXH thực hiện xem xét và giải quyết truy thu dựa trên các mốc thời gian hiệu lực của văn bản pháp luật:

- Truy thu BHXH bắt buộc: Tính từ ngày 01/01/1995 trở đi. Các khoảng thời gian trước mốc này không thuộc thẩm quyền giải quyết truy thu của cơ quan BHXH.
- Truy thu Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Tính từ ngày 01/01/2009 theo quy định của Luật Việc làm 2013.

Ngoài các giấy tờ nêu trên, trong một số trường hợp đặc biệt, đơn vị cần chuẩn bị thêm văn bản giải trình, thuyết minh hoặc các chứng từ liên quan đến việc khoán sản phẩm, khoán công việc để làm rõ bản chất quan hệ lao động.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tránh rủi ro pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm, doanh nghiệp nên chủ động rà soát danh sách lao động hàng tháng. Việc chuẩn bị sẵn sàng các tệp hồ sơ nhân sự khoa học không chỉ giúp ích cho việc truy thu mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trong các đợt thanh tra, kiểm tra liên ngành.