Trong bối cảnh nhu cầu giao dịch dân sự ngày càng tăng cao, việc thực hiện các thủ tục hành chính tại nhà đang trở thành một giải pháp hữu ích cho nhiều đối tượng đặc thù. Tuy nhiên, hoạt động công chứng ngoài trụ sở không phải là việc có thể thực hiện tùy tiện. Dưới đây là những phân tích chuyên sâu về 3 lưu ý cốt lõi khi thực hiện công chứng tại nhà dựa trên quy định pháp luật hiện hành năm 2019.

1. Những trường hợp 'đặc cách' được công chứng ngoài trụ sở

Theo nguyên tắc chung được quy định tại Điều 44 Luật Công chứng 2014, việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng). Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi cho người dân, pháp luật cho phép 03 trường hợp ngoại lệ được thực hiện công chứng tại nhà hoặc địa điểm khác ngoài trụ sở:

• Người già yếu, không thể đi lại được: Đây là quy định mang tính nhân văn, hỗ trợ những người cao tuổi hoặc người có bệnh lý nặng không thể di chuyển đến văn phòng.
• Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù: Nhằm đảm bảo quyền thực hiện các giao dịch dân sự hợp pháp của người đang bị hạn chế quyền tự do.
• Có lý do chính đáng khác: Đây là quy định mở, cho phép các tổ chức hành nghề công chứng xem xét các tình huống thực tế khách quan khiến người yêu cầu không thể có mặt tại trụ sở.

Lưu ý quan trọng: Người yêu cầu công chứng phải ghi rõ lý do, địa điểm và thời gian yêu cầu vào Phiếu yêu cầu công chứng. Nếu thực hiện công chứng ngoài trụ sở không đúng các trường hợp nêu trên, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 110/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 67/2015/NĐ-CP).

2. Công chứng viên bắt buộc phải chứng kiến việc ký văn bản

Một trong những sai phạm phổ biến nhất khi công chứng tại nhà là việc Công chứng viên không trực tiếp có mặt mà cử thư ký hoặc nhân viên văn phòng mang hồ sơ đến cho khách hàng ký trước, sau đó mới mang về trụ sở để Công chứng viên ký đóng dấu sau. Đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Căn cứ Điều 48 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt Công chứng viên. Việc này nhằm đảm bảo tính xác thực về ý chí tự nguyện và năng lực hành vi dân sự của các bên tại thời điểm giao kết.

Nếu Công chứng viên không chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ, họ có thể bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng theo điểm d khoản 2 Điều 14 Nghị định 110/2013/NĐ-CP. Người dân cần kiên quyết yêu cầu sự có mặt của Công chứng viên để đảm bảo văn bản công chứng có giá trị pháp lý tuyệt đối, tránh các tranh chấp vô hiệu sau này.

3. Quy định về việc điểm chỉ: Khi nào là bắt buộc?

Nhiều người lầm tưởng rằng mọi văn bản công chứng đều phải vừa ký vừa điểm chỉ. Tuy nhiên, pháp luật quy định việc điểm chỉ chỉ thay thế việc ký trong các trường hợp:

• Người yêu cầu công chứng không ký được do khuyết tật.
• Người yêu cầu công chứng không biết ký.

Bên cạnh đó, việc điểm chỉ có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp đặc thù như công chứng di chúc, theo đề nghị của người dân hoặc khi Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho các bên. Quy trình điểm chỉ cũng được quy định rất chặt chẽ: sử dụng ngón trỏ phải, nếu không được thì dùng ngón trỏ trái, hoặc các ngón khác và phải ghi rõ trong văn bản.

"Việc điểm chỉ được thực hiện bằng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào."

Tóm lại, việc công chứng tại nhà năm 2019 là một giải pháp linh hoạt nhưng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt từ cả phía người dân và tổ chức hành nghề công chứng. Hiểu rõ các quy định về đối tượng được phép, trách nhiệm chứng kiến của Công chứng viên và quy tắc ký tên, điểm chỉ sẽ giúp các giao dịch của bạn trở nên an toàn và đúng pháp luật.