Trong đời sống hàng ngày, không hiếm trường hợp chúng ta cần nhờ người thân hoặc bạn bè thực hiện thay các công việc hành chính như nhận lương hưu, nộp hồ sơ làm sổ đỏ hay nhận bằng tốt nghiệp. Để các giao dịch này có giá trị pháp lý, việc công chứng giấy ủy quyền là bước không thể thiếu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa "công chứng" và "chứng thực", dẫn đến những sai sót đáng tiếc trong quá trình thực hiện.

Bản chất pháp lý: Công chứng hay Chứng thực giấy ủy quyền?

Thực tế, trong hệ thống văn bản pháp luật hiện hành, khái niệm "công chứng giấy ủy quyền" thường được hiểu là việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Theo quy định tại Luật Công chứng 2014, việc công chứng thường áp dụng cho các hợp đồng ủy quyền có tính chất phức tạp hơn.

Đối với các giao dịch đơn giản, không liên quan đến chuyển dịch quyền sở hữu tài sản, người dân thường sử dụng giấy ủy quyền (hành vi pháp lý đơn phương). Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

"Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực."

Như vậy, khi bạn đi "công chứng" giấy ủy quyền nhận hộ bằng tốt nghiệp hay lương hưu, thực chất bạn đang thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký.

Thẩm quyền chứng thực giấy ủy quyền thuộc về cơ quan nào?

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người dân có thể linh hoạt lựa chọn các cơ quan sau để thực hiện chứng thực:

• Phòng Tư pháp cấp huyện: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp huyện.
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.
• Cơ quan đại diện: Đối với người Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự có thẩm quyền chứng thực chữ ký.

Lưu ý quan trọng: Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn có thể thực hiện tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện nhất cho mình.

Hồ sơ và quy trình thực hiện chứng thực chữ ký

Để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

1. Hồ sơ cần chuẩn bị

• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Giấy ủy quyền (dự thảo) hoặc yêu cầu cán bộ tư pháp soạn thảo theo mẫu.
• Các giấy tờ liên quan đến nội dung ủy quyền (ví dụ: Sổ lương hưu nếu ủy quyền nhận lương, giấy hẹn trả kết quả nếu ủy quyền nhận sổ đỏ...).

2. Quy trình thực hiện

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Sau khi kiểm tra hồ sơ và xác định người yêu cầu hoàn toàn minh mẫn, nhận thức được hành vi của mình, người thực hiện chứng thực sẽ ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu.

Chi phí và mẫu giấy ủy quyền chuẩn pháp lý

Mức phí chứng thực chữ ký hiện nay rất thấp, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân. Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức thu phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp.

Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền cơ bản dựa trên quy định của Bộ luật Dân sự 2015 mà bạn có thể tham khảo:

(Nội dung mẫu giấy ủy quyền bao gồm thông tin bên ủy quyền, bên được ủy quyền, nội dung công việc, thời hạn ủy quyền và cam kết của các bên).

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Mặc dù giấy ủy quyền là một thủ tục đơn giản, nhưng để tránh các tranh chấp không đáng có, bạn nên xác định rõ phạm vi ủy quyền và thời hạn ủy quyền. Đối với các giao dịch có giá trị lớn hoặc liên quan đến bất động sản, việc lập Hợp đồng ủy quyền có công chứng sẽ đảm bảo an toàn pháp lý cao hơn so với giấy ủy quyền thông thường.