Việc đăng ký khai sinh cho con trẻ sinh ra tại nước ngoài không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là sợi dây gắn kết pháp lý đầu tiên của công dân nhí với quê hương Việt Nam. Tuy nhiên, do khoảng cách địa lý và sự khác biệt về quy định pháp luật giữa các quốc gia, nhiều bậc phụ huynh vẫn còn lúng túng khi thực hiện thủ tục này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký khai sinh và nhận quốc tịch Việt Nam cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài theo các quy định mới nhất năm 2025.

Ai có thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ sinh ra tại nước ngoài?

Theo quy định tại Điều 35 Luật Hộ tịch 2014, thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài nhưng chưa được đăng ký khai sinh và nay cư trú tại Việt Nam thuộc về Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ là công dân Việt Nam.

Đối với trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài và đang cư trú tại nước ngoài, việc đăng ký khai sinh sẽ được thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam (Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán) phụ trách khu vực lãnh sự nơi cha hoặc mẹ của trẻ em cư trú hoặc nơi trẻ em được sinh ra.

Điều 35. Thẩm quyền đăng ký khai sinh
... 2. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại Việt Nam thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Có cha và mẹ là công dân Việt Nam;
b) Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.

Hồ sơ đăng ký khai sinh cần chuẩn bị những gì?

Căn cứ theo Quyết định 3606/QĐ-BNG và Thông tư 04/2024/TT-BTP, phụ huynh cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

Giấy tờ phải nộp:

• Tờ khai đăng ký khai sinh: Theo mẫu quy định tại Thông tư 04/2024/TT-BTP.
• Giấy chứng sinh: Hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp xác nhận về việc trẻ em được sinh ra và quan hệ mẹ - con.
• Văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch: Đối với trường hợp trẻ có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người còn lại là người nước ngoài. Văn bản này phải khẳng định trẻ mang quốc tịch Việt Nam.

Giấy tờ phải xuất trình:

• Hộ chiếu hoặc Căn cứ công dân/Thẻ căn cước của cha, mẹ để chứng minh nhân thân.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú tại nước sở tại.
• Giấy chứng nhận kết hôn (nếu cha mẹ đã đăng ký kết hôn).

Quy trình thực hiện thủ tục tại Cơ quan đại diện Việt Nam

Hiện nay, người dân có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua đường bưu chính hoặc nộp trực tuyến (nếu cơ quan đại diện đã triển khai phần mềm hộ tịch điện tử). Trình tự cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện Việt Nam phụ trách khu vực lãnh sự.

Bước 2: Cán bộ lãnh sự kiểm tra hồ sơ. Nếu đầy đủ và hợp lệ, cán bộ sẽ tiếp nhận và ghi vào Sổ đăng ký khai sinh.

Bước 3: Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy khai sinh cấp cho người được đăng ký khai sinh. Trường hợp cần xác minh, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng phải có phiếu hẹn cụ thể.

Lưu ý quan trọng: Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định. Nếu cha mẹ không thể trực tiếp đi làm thủ tục, có thể ủy quyền cho người thân (ông, bà, anh, chị, em ruột...) thực hiện thay mà không cần văn bản ủy quyền phải chứng thực.

Việc hoàn tất thủ tục khai sinh đúng hạn không chỉ đảm bảo quyền lợi về quốc tịch cho trẻ mà còn giúp gia đình thuận tiện hơn trong việc làm hộ chiếu và các thủ tục cư trú sau này. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, phụ huynh nên liên hệ trực tiếp với Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại để được hướng dẫn chi tiết nhất.