Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, việc chuyển đổi ngược từ kết quả điện tử sang văn bản giấy vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, đối chiếu và giao dịch dân sự. Tuy nhiên, không phải mọi bản in đều có giá trị pháp lý như nhau.

Theo quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP vừa có hiệu lực từ ngày 22/05/2020, việc chuyển đổi này phải tuân thủ những tiêu chuẩn khắt khe để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của thông tin.

Quyền hạn in và sử dụng kết quả điện tử

Dựa trên khoản 1 Điều 18 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, pháp luật cho phép cả người dân và cơ quan nhà nước thực hiện việc in ấn này:

"1. Tổ chức, cá nhân có thể in hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử do tổ chức, cá nhân đó khởi tạo và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính có thể in hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử của tổ chức, cá nhân do mình quản lý từ hệ thống thông tin để lưu, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc cung cấp cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật."

Như vậy, mục đích chính của việc chuyển đổi này là để phục vụ công tác lưu trữ cá nhân, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ các cơ quan chức năng có thẩm quyền.

5 điều kiện bắt buộc để văn bản giấy có giá trị pháp lý

Để một văn bản giấy được chuyển đổi từ môi trường điện tử có giá trị tương đương với bản gốc điện tử, khoản 2 Điều 18 Nghị định 45/2020/NĐ-CP đã thiết lập 5 điều kiện "vàng" sau đây:

• Tính toàn vẹn nội dung: Văn bản giấy phải phản ánh đầy đủ, chính xác tuyệt đối nội dung của hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử gốc. Mọi sai lệch về câu chữ hoặc số liệu đều làm mất giá trị của văn bản chuyển đổi.
• Thông tin hệ thống: Phải có thông tin thể hiện rõ ràng hồ sơ, kết quả đó đã được xử lý trên hệ thống thông tin nào, kèm theo tên của hệ thống hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin đó.
• Khả năng định danh và xác minh: Văn bản phải có mã định danh của hồ sơ, kết quả điện tử để phục vụ việc tra cứu nhanh chóng. Trong trường hợp không có mã định danh, văn bản phải có họ tên và chữ ký trực tiếp của người thực hiện việc chuyển đổi.
• Xác nhận bằng con dấu: Trong các trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch, văn bản giấy chuyển đổi phải có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi.
• Tính sẵn sàng tra cứu: Thông tin trên văn bản giấy phải đảm bảo có thể tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trên hệ thống thông tin trong điều kiện hệ thống hoạt động bình thường.

Giá trị pháp lý của văn bản chuyển đổi

Một điểm đáng lưu ý là giá trị pháp lý của các văn bản này. Theo khoản 3 Điều 18 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, văn bản giấy đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên sẽ có giá trị như hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử, trừ khi pháp luật chuyên ngành có quy định khác biệt.

Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi thực hiện các giao dịch dân sự hoặc làm việc với các cơ quan chưa hoàn thiện hạ tầng số hóa hoàn toàn. Tuy nhiên, người dân cần lưu ý kiểm tra kỹ các yếu tố định danh (như mã QR, mã vạch) trên bản in để đảm bảo việc xác minh thông tin được thông suốt.

Bên cạnh đó, các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước cũng được yêu cầu phải tích hợp sẵn tính năng chuyển đổi này để hỗ trợ tối đa cho người dùng, đảm bảo quyền lợi của tổ chức, cá nhân trong kỷ nguyên số.