Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi địa điểm kinh doanh là một bước ngoặt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, đi kèm với đó là hàng loạt các thủ tục hành chính về thuế cần được xử lý chính xác, đặc biệt là đối với số lượng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tránh được những rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 37/2017/TT-BTC, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp có các phương án xử lý khác nhau như sau:

1. Thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Đây là trường hợp phức tạp nhất khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Tại thời điểm năm 2019, doanh nghiệp có hai lựa chọn:

Trường hợp 1.1: Tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ

Nếu doanh nghiệp vẫn còn nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã đặt in nhưng chưa dùng hết, quy trình thực hiện bao gồm 4 bước bắt buộc:

• Bước 1: Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) cho cơ quan thuế nơi chuyển đi.
• Bước 2: Thực hiện đóng dấu địa chỉ mới lên các số hóa đơn chưa sử dụng hết. Việc này giúp thông tin trên hóa đơn khớp với giấy phép kinh doanh mới.
• Bước 3: Gửi Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng hết (Mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) cho cơ quan thuế nơi chuyển đi.
• Bước 4: Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB04/AC) đến cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số lượng hóa đơn sẽ tiếp tục sử dụng.

Trường hợp 1.2: Không có nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ

Nếu doanh nghiệp muốn in hóa đơn mới với thông tin địa chỉ mới in sẵn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy các số hóa đơn chưa sử dụng tại cơ quan thuế nơi chuyển đi. Sau đó, tiến hành làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn mới tại cơ quan thuế nơi chuyển đến theo đúng quy định.

2. Thay đổi tên hoặc địa chỉ nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý

Trường hợp doanh nghiệp chỉ thay đổi số nhà, tên đường (do nhà nước đổi tên) hoặc chuyển trụ sở trong cùng địa bàn quản lý của một Chi cục Thuế, thủ tục sẽ đơn giản hơn:

Trường hợp 2.1: Tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ

Doanh nghiệp chỉ cần đóng dấu tên mới hoặc địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn. Đồng thời, gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB04/AC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để ghi nhận sự thay đổi.

Trường hợp 2.2: Hủy hóa đơn cũ để phát hành hóa đơn mới

Tương tự như trường hợp thay đổi cơ quan thuế, nếu không muốn dùng dấu đóng đè, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy hóa đơn cũ và thông báo phát hành hóa đơn mới. Lưu ý rằng việc hủy hóa đơn phải được lập thành biên bản và có hội đồng hủy hóa đơn theo quy định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Điều 29. Hủy hóa đơn
1. Hóa đơn được xác định là hủy trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi ký hợp đồng thanh lý hữu hiệu hóa đơn đặt in.
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn

Khi có sự điều chỉnh thay đổi thông tin trên hóa đơn, Công ty TNHH hai thành viên trở lên cần đặc biệt lưu ý:

• Niêm yết công khai: Doanh nghiệp phải niêm yết công khai Thông báo điều chỉnh thông tin và mẫu hóa đơn đã được điều chỉnh tại các cơ sở bán hàng hóa, dịch vụ của mình.
• Thời hạn nộp thông báo: Việc chậm trễ trong việc nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ, gây khó khăn cho khách hàng khi khấu trừ thuế GTGT.
• Kiểm tra con dấu: Con dấu địa chỉ mới phải rõ nét, không đè lên các thông tin quan trọng khác trên hóa đơn như mã số thuế hay số hóa đơn.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong công tác kế toán mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý hành chính. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với bộ phận hỗ trợ người nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn chi tiết nhất.