Ngày 30/09/2019, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử. Một trong những nội dung quan trọng nhất mà kế toán và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý chính là quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử.

1. Phân loại và tên gọi các loại hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, tên hóa đơn phải thể hiện rõ loại hóa đơn được quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Dành cho tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử: Dùng trong điều chuyển hàng hóa nội bộ hoặc ký gửi.
• Các loại khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử...

2. Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên (1, 2, 3, 4) để phản ánh loại hóa đơn:

• Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
• Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
• Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác (tem, vé, thẻ...).

3. Cấu trúc 06 ký tự của ký hiệu hóa đơn điện tử

Đây là điểm thay đổi lớn nhất so với các quy định cũ. Ký hiệu hóa đơn điện tử là một nhóm gồm 06 ký tự (bao gồm cả chữ viết và chữ số), được quy định cụ thể như sau:

Ký tự thứ nhất: Loại hóa đơn có mã hoặc không có mã

Sử dụng chữ cái C hoặc K:

• C: Thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• K: Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự tiếp theo: Năm lập hóa đơn

Được xác định bằng 02 chữ số cuối của năm dương lịch lập hóa đơn. Ví dụ, nếu lập hóa đơn trong năm 2019, hai ký tự này sẽ là 19; nếu lập năm 2020 sẽ là 20.

Ký tự thứ tư: Loại hóa đơn điện tử được sử dụng

Sử dụng một trong các chữ cái T, D, L, M:

• T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc.
• L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Hai ký tự cuối: Ký tự quản lý của người bán

Do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Nếu không có nhu cầu quản lý riêng, người bán để mặc định là YY.

Ví dụ: Ký hiệu 1C19TAA có nghĩa là:
- 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
- C: Có mã của cơ quan thuế.
- 19: Lập năm 2019.
- T: Doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- AA: Ký tự tự định nghĩa của doanh nghiệp.

4. Vị trí hiển thị và các lưu ý quan trọng

Tại bản thể hiện của hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn phải được đặt ở phía trên bên phải của hóa đơn hoặc ở vị trí dễ nhận biết nhất để thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm soát.

Việc nắm vững các quy tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn giúp hệ thống kế toán vận hành trơn tru, tránh các rủi ro về hóa đơn không hợp lệ trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của ngành Thuế từ cuối năm 2019.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn chi tiết và đầy đủ nhất về cách ghi ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất tại Thông tư 68/2019/TT-BTC.