Trong kỷ nguyên số, chứng thư số (chữ ký số) đóng vai trò như "con dấu điện tử" không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít trường hợp các công ty TNHH hai thành viên trở lên rơi vào tình huống dở khóc dở cười khi chứng thư số bị tạm dừng đột ngột, gây đình trệ mọi giao dịch từ kê khai thuế đến ký kết hợp đồng. Vậy pháp luật quy định như thế nào về vấn đề này?

Khi nào chứng thư số của doanh nghiệp bị "đóng băng"?

Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, việc tạm dừng hiệu lực của chứng thư số không phải là sự tùy tiện của nhà cung cấp mà phải dựa trên các căn cứ pháp lý cụ thể. Có 04 trường hợp điển hình mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Theo yêu cầu của chính doanh nghiệp: Khi phát hiện rủi ro mất an toàn hoặc tạm thời không có nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể gửi giấy đề nghị tạm dừng đến tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số. Lưu ý, nếu người thực hiện không phải là đại diện pháp luật thì bắt buộc phải có văn bản ủy quyền hợp lệ.
• Phát hiện sai sót trong quá trình cấp phát: Nếu nhà cung cấp có căn cứ khẳng định việc tạo, phân phối khóa hoặc cấp chứng thư số có sai sót, ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng, họ có quyền chủ động tạm dừng để khắc phục.
• Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Đây là trường hợp mang tính cưỡng chế khi các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan an ninh hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông yêu cầu tạm dừng để phục vụ công tác điều tra hoặc quản lý nhà nước.
• Vi phạm hợp đồng: Nếu doanh nghiệp vi phạm các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, việc tạm dừng sẽ được thực hiện theo đúng cam kết ban đầu.

Quy trình tạm dừng và trách nhiệm của các bên

Khi có đủ căn cứ, tổ chức cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành "khóa" tạm thời chứng thư số trên hệ thống. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch, nhà cung cấp có trách nhiệm:

1. Thông báo ngay lập tức cho doanh nghiệp sở hữu chứng thư số về lý do và thời gian tạm dừng.
2. Công bố công khai trạng thái tạm dừng, thời điểm bắt đầu và dự kiến kết thúc trên cơ sở dữ liệu trực tuyến về chứng thư số để các đối tác giao dịch có thể tra cứu.

Làm sao để khôi phục lại chứng thư số nhanh nhất?

Việc khôi phục chứng thư số sẽ được thực hiện ngay khi các căn cứ tạm dừng không còn tồn tại hoặc thời hạn tạm dừng theo yêu cầu đã hết. Doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với nhà cung cấp, cung cấp các bằng chứng đã khắc phục sai phạm (nếu có) hoặc gửi yêu cầu khôi phục để đưa mọi hoạt động trở lại quỹ đạo bình thường.

"Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải khôi phục lại chứng thư số cho doanh nghiệp khi không còn căn cứ để tạm dừng hoặc thời hạn tạm dừng đã hết."

Lời khuyên từ chuyên gia: Để tránh những rắc rối không đáng có, các công ty TNHH nên thường xuyên kiểm tra thời hạn chứng thư số, bảo mật tuyệt đối khóa mật mã và tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản trong hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ nội bộ.