Tại sao công ty cổ phần nên thành lập chi nhánh?

Trong bối cảnh kinh tế năm 2023 đang có nhiều chuyển biến tích cực, việc thành lập chi nhánh giúp công ty cổ phần mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng địa phương một cách trực tiếp và tối ưu hóa quy trình vận hành. Khác với văn phòng đại diện chỉ có chức năng giao dịch và xúc tiến thương mại, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Điều này được quy định rõ tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần năm 2023 gồm những gì?

Để việc đăng ký diễn ra suôn sẻ, bộ hồ sơ cần được chuẩn bị kỹ lưỡng theo quy định tại Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Cụ thể, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh: Sử dụng mẫu quy định tại Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Thông báo này phải do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.
• Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị: Về việc thành lập chi nhánh công ty cổ phần. Đây là văn bản thể hiện ý chí của cơ quan quản lý cao nhất trong công ty về việc mở rộng quy mô.
• Biên bản họp của Hội đồng quản trị: Ghi nhận chi tiết diễn biến cuộc họp và kết quả biểu quyết thông qua việc thành lập chi nhánh.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh: Văn bản này xác định rõ ai sẽ là người chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp hoạt động của chi nhánh.
• Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh: Bản sao chứng thực Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ.

"Điều 31. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh
1. Doanh nghiệp gửi Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Nội dung Thông báo bao gồm:
a) Mã số doanh nghiệp;
b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
c) Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;
d) Địa chỉ đặt trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;
đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
e) Thông tin đăng ký thuế;
g) Họ, tên; nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
h) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp."

Quy trình thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương thức nộp hồ sơ linh hoạt:

1. Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ giấy và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chi nhánh. Sau khi tiếp nhận, cán bộ sẽ trao Giấy biên nhận. Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

2. Đăng ký qua mạng sử dụng chữ ký số công cộng

Đây là phương thức hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian đi lại. Doanh nghiệp kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực bằng chữ ký số trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Ưu điểm lớn nhất là được miễn lệ phí đăng ký theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC.

3. Đăng ký qua mạng sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Phương thức này phổ biến nhất vì tính tiện lợi. Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản được cấp để thực hiện các bước tương tự như dùng chữ ký số. Sau khi hồ sơ được chấp thuận trên hệ thống, doanh nghiệp có thể nhận kết quả qua đường bưu điện hoặc trực tiếp.

Những lưu ý quan trọng khi thành lập chi nhánh năm 2023

Thứ nhất, về tên chi nhánh: Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Thứ hai, về ngành nghề kinh doanh: Chi nhánh chỉ được kinh doanh những ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký. Nếu muốn kinh doanh ngành nghề mới, công ty mẹ phải thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề trước.

Thứ ba, về nghĩa vụ thuế: Doanh nghiệp cần xác định chi nhánh sẽ hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc để thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNDN đúng quy định.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần cập nhật theo quy định mới nhất năm 2023. Việc nắm vững quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính pháp lý vững chắc cho hoạt động kinh doanh sau này.