Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu trở thành huyết mạch của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, thủ tục hải quan với những quy định khắt khe thường là bài toán khó đối với các nhà quản lý. Đối với loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc tuân thủ các nguyên tắc khai báo không chỉ giúp thông quan nhanh chóng mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro hậu kiểm.

1. Tuân thủ hình thức: Nền tảng của sự minh bạch

Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp phải tự xác định chính xác đối tượng hàng hóa của mình. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào bảng mã trên hệ thống VNACCS, kế toán và bộ phận logistics cần căn cứ trực tiếp vào các quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC để biết hàng hóa có thuộc diện miễn, giảm hay không chịu thuế hay không.

Việc khai báo đầy đủ, chính xác thông tin vào tờ khai hải quan điện tử theo hướng dẫn tại Mẫu số 01 (hàng nhập khẩu) và Mẫu số 02 (hàng xuất khẩu) là bắt buộc. Đặc biệt, đối với nguyên liệu nhập khẩu để gia công hoặc sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp phải khai mã sản phẩm phù hợp với thực tế quản trị tại chỉ tiêu "Mô tả hàng hóa".

2. Tuân thủ nội dung: Chìa khóa vận hành trơn tru

Một trong những lỗi thường gặp là việc gộp nhiều hóa đơn vào một tờ khai không đúng quy định. Theo nguyên tắc, mỗi tờ khai chỉ dành cho một hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể khai gộp nếu hàng hóa có cùng người bán, cùng điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán, giao hàng một lần. Khi đó, đừng quên đính kèm Bảng kê hóa đơn thương mại theo mẫu quy định.

Về số lượng mặt hàng, mỗi tờ khai được phép khai tối đa 50 mặt hàng. Nếu lô hàng của bạn đa dạng hơn, việc tách tờ khai là điều tất yếu. Ngoài ra, đối với hàng đóng container, số hiệu container và số quản lý hàng hóa phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác tuyệt đối để tránh bị dừng hàng tại khu vực giám sát.

"Người khai hải quan phải khai đầy đủ, chính xác, trung thực các tiêu chí trên tờ khai hải quan và các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, tự tính để xác định số thuế và các khoản thu khác phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật."

3. Tận dụng kết quả tham chiếu và xử lý sự cố

Một điểm có lợi cho doanh nghiệp là quyền sử dụng kết quả phân tích, phân loại của các lô hàng trước đó. Nếu hàng hóa có cùng tên gọi, thành phần, tính chất và nhập từ cùng một nhà sản xuất, doanh nghiệp được sử dụng kết quả cũ trong thời hạn 03 năm. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí giám định cho những lô hàng lặp lại.

Trong trường hợp hệ thống mạng hoặc phần mềm khai báo gặp sự cố, doanh nghiệp cần bình tĩnh thông báo cho Chi cục Hải quan theo Mẫu số 41/TB-HTSC/GSQL. Lúc này, phương thức khai báo qua đại lý hoặc khai trực tiếp tại trụ sở cơ quan hải quan sẽ được kích hoạt để đảm bảo dòng chảy hàng hóa không bị gián đoạn.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC và các văn bản sửa đổi là yêu cầu sống còn đối với bộ phận xuất nhập khẩu của công ty TNHH. Hãy luôn cập nhật các bảng mã chuẩn của hệ thống VNACCS để đảm bảo mọi tờ khai đều "sạch" và hợp lệ.