Trong bối cảnh thị trường bất động sản phát triển sôi động, việc mua căn hộ chung cư không chỉ đơn thuần là giao dịch tài sản mà còn kéo theo hàng loạt thủ tục pháp lý phức tạp. Vì nhiều lý do khách quan như công tác xa, bận rộn hoặc đang ở nước ngoài, nhiều người đã lựa chọn phương thức ủy quyền cho người thân hoặc người tin cậy thực hiện thay. Tuy nhiên, để việc ủy quyền diễn ra an toàn và đúng luật, bạn cần nắm vững các quy định cốt lõi.

1. Những giai đoạn nào trong giao dịch mua chung cư được phép ủy quyền?

Theo quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền được định nghĩa như sau:

Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Về nguyên tắc, cá nhân có quyền tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Trong giao dịch mua bán chung cư, pháp luật cho phép ủy quyền ở hầu hết các giai đoạn quan trọng:

• Giai đoạn đặt cọc: Ký kết văn bản thỏa thuận đặt cọc để giữ chỗ căn hộ.
• Giai đoạn ký hợp đồng mua bán: Thực hiện ký kết hợp đồng chính thức tại văn phòng công chứng hoặc với chủ đầu tư.
• Giai đoạn làm thủ tục cấp sổ: Nộp hồ sơ, thực hiện nghĩa vụ tài chính và nhận Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở (Sổ hồng).

Cần lưu ý rằng, có một số trường hợp đặc biệt pháp luật cấm ủy quyền như đăng ký kết hôn (theo khoản 1 Điều 18 Luật Hộ tịch 2014) hoặc ly hôn, nhưng với giao dịch tài sản như nhà đất thì quyền ủy quyền luôn được bảo đảm.

2. Hợp đồng ủy quyền mua chung cư có bắt buộc phải công chứng?

Đây là câu hỏi khiến nhiều người băn khoăn. Thực tế, Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Công chứng 2014 không có quy định cứng nhắc bắt buộc mọi hợp đồng ủy quyền phải công chứng. Tuy nhiên, trong lĩnh vực nhà ở, Luật Nhà ở 2023 quy định rất chặt chẽ về các giao dịch liên quan.

Để đảm bảo tính pháp lý cao nhất và tránh bị các cơ quan chức năng (như Văn phòng đăng ký đất đai) từ chối hồ sơ, các bên nên thực hiện công chứng văn bản ủy quyền. Việc công chứng giúp xác nhận ý chí tự nguyện của các bên và tính xác thực của chữ ký, từ đó hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh sau này.

3. Quy trình thực hiện thủ tục ủy quyền chuyên nghiệp

Để thực hiện thủ tục này tại tổ chức hành nghề công chứng, các bên cần tuân thủ trình tự sau:

3.1 Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu của văn phòng).
• Giấy tờ tùy thân: CCCD/Hộ chiếu còn hạn của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (nếu cần thiết).
• Các giấy tờ liên quan đến căn hộ chung cư (Hợp đồng mua bán với chủ đầu tư, biên bản bàn giao...).

3.2 Thực hiện tại Văn phòng công chứng

Theo quy định tại Điều 55 Luật Công chứng 2014, nếu hai bên không thể cùng đến một văn phòng công chứng, bên ủy quyền có thể công chứng tại nơi mình cư trú, sau đó gửi bản gốc cho bên được ủy quyền để họ đến văn phòng công chứng nơi họ cư trú ký tiếp vào văn bản đó.

Thời gian thực hiện thường chỉ mất từ 01 đến 02 ngày làm việc. Mức phí công chứng ủy quyền hiện nay khá thấp, chỉ khoảng 20.000 đồng/trường hợp (theo quy định về phí lệ phí), tuy nhiên các bên sẽ phải trả thêm thù lao soạn thảo văn bản và các dịch vụ đi kèm theo thỏa thuận với văn phòng công chứng.

Lời khuyên từ chuyên gia: Khi soạn thảo nội dung ủy quyền, bạn cần ghi rõ phạm vi ủy quyền (được làm những gì, không được làm những gì) và thời hạn ủy quyền để bảo vệ quyền lợi của mình một cách tốt nhất.