Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của ngành Thuế, việc quản lý và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã có những thay đổi mang tính bước ngoặt. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, lộ trình bắt buộc sử dụng chứng từ điện tử đã được xác định rõ ràng, đòi hỏi các doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh, phải nhanh chóng thích ứng.

1. Bước ngoặt từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn mới nhất tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, từ ngày 01/06/2025, các tổ chức chi trả thu nhập bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Việc sử dụng chứng từ giấy do cơ quan thuế cấp trước đây sẽ chính thức dừng lại.

2. Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Căn cứ theo quy định về quản lý thuế, tổ chức chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người nộp thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân đó theo yêu cầu. Tuy nhiên, có một số trường hợp cần lưu ý:

• Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế: Tổ chức không cấp chứng từ khấu trừ thuế.
• Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 03 tháng: Có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong một kỳ tính thuế.
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức chỉ cấp một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

3. Thủ tục và định dạng chứng từ điện tử mới nhất

Thay vì phải lên cơ quan thuế để mua cuốn chứng từ giấy như trước đây, doanh nghiệp hiện nay thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Định dạng của chứng từ phải tuân thủ chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế quy định.

Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, có chữ ký số của tổ chức chi trả thu nhập và được lưu trữ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp và người lao động

Đối với doanh nghiệp, việc chủ động chuyển đổi sang chứng từ điện tử trước thời hạn 01/06/2025 không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn giảm bớt gánh nặng hành chính, tránh các sai sót trong việc lưu trữ và đối soát thủ công. Đối với người lao động, việc nhận chứng từ điện tử qua email hoặc cổng thông tin giúp việc tự quyết toán thuế TNCN trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết.

Nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn chứng từ giấy do cơ quan thuế cấp, cần thực hiện thủ tục hủy chứng từ theo quy định và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi chuyển hẳn sang hình thức điện tử.