Việc triển khai cấp thẻ Căn cước công dân (CCCD) gắn chip trên diện rộng trong năm 2021 là một bước tiến lớn trong quản lý dân cư tại Việt Nam. Tuy nhiên, đối với các cá nhân giữ chức danh quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là Giám đốc, việc thay đổi từ Chứng minh nhân dân (CMND) 9 số hoặc CCCD mã vạch sang CCCD gắn chip không chỉ là câu chuyện cá nhân mà còn kéo theo những nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp.

Tại sao phải cập nhật thông tin khi Giám đốc đổi sang CCCD gắn chip?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chứa đựng các thông tin cốt lõi về định danh tổ chức và người đại diện. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 28 quy định nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm:

"Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân..."

Khi Giám đốc (nếu là người đại diện theo pháp luật) đổi sang CCCD gắn chip, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đã thay đổi (đặc biệt là trường hợp đổi từ CMND 9 số sang CCCD 12 số). Do đó, thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không còn khớp với thực tế, buộc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật.

Phân biệt các trường hợp thay đổi thông tin Giám đốc

Tùy vào vai trò của Giám đốc trong công ty mà thủ tục và hệ quả pháp lý sẽ khác nhau theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

1. Trường hợp Giám đốc là người đại diện theo pháp luật

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.

2. Trường hợp Giám đốc không là người đại diện nhưng là thành viên, cổ đông

Nếu Giám đốc chỉ đơn thuần là người làm thuê hoặc là thành viên góp vốn nhưng không đứng tên đại diện pháp luật, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện cập nhật thông tin theo điểm b khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Tuy nhiên, trong trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu quốc gia mà không cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình và thủ tục thực hiện năm 2021

Để thực hiện cập nhật, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT:

• Hồ sơ bao gồm: Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp (Mẫu Phụ lục II-5); Bản sao hợp lệ CCCD gắn chip mới của Giám đốc; Văn bản ủy quyền (nếu người nộp không phải đại diện pháp luật).
• Nơi nộp: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Khuyến khích nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.
• Lệ phí: Miễn lệ phí đối với thủ tục cập nhật thông tin theo quy định tại khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Cảnh báo rủi ro: Chậm cập nhật có thể bị phạt đến 5 triệu đồng

Nhiều doanh nghiệp chủ quan cho rằng việc đổi CCCD là việc cá nhân và không vội vàng cập nhật. Tuy nhiên, tại thời điểm tháng 8/2021, hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đúng thời hạn sẽ bị xử phạt theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Cụ thể, mức phạt có thể dao động từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng tùy vào thời gian chậm trễ.

Ngoài ra, việc thông tin trên giấy phép không khớp với CCCD thực tế sẽ gây khó khăn rất lớn khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch tại ngân hàng, ký kết hợp đồng kinh tế hoặc làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội.

Lời khuyên: Ngay sau khi nhận được thẻ CCCD gắn chip mới, Giám đốc nên chỉ đạo bộ phận pháp chế hoặc kế toán thực hiện ngay thủ tục cập nhật để đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn thông suốt và đúng quy định pháp luật.