Trong hoạt động đấu thầu, việc xác định chính xác các loại chi phí không chỉ giúp chủ đầu tư lập dự toán mua sắm hợp lý mà còn giúp các nhà thầu chủ động phương án tài chính khi tham gia dự tuyển. Theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2021, các khoản chi phí này được phân định rõ ràng giữa trách nhiệm của nhà thầu và trách nhiệm của chủ đầu tư/bên mời thầu.

1. Các nhóm chi phí cơ bản trong lựa chọn nhà thầu

Theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Luật Đấu thầu 2013, chi phí trong lựa chọn nhà thầu được chia thành các nhóm chính sau:

"1. Chi phí trong lựa chọn nhà thầu bao gồm:
a) Chi phí liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và tham dự thầu thuộc trách nhiệm của nhà thầu;
b) Chi phí liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được xác định trong tổng mức đầu tư hoặc dự toán mua sắm;
c) Hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển được phát miễn phí cho nhà thầu;
d) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được bán hoặc phát miễn phí cho nhà thầu."

Như vậy, nhà thầu sẽ phải tự chi trả các khoản phí để xây dựng bộ hồ sơ năng lực và kỹ thuật của mình. Ngược lại, các chi phí tổ chức, đánh giá và thẩm định sẽ nằm trong ngân sách của dự án hoặc dự toán mua sắm của đơn vị mời thầu.

2. Chi tiết các khoản chi phí theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP

Để cụ thể hóa các quy định của Luật, Điều 9 Nghị định 63/2014/NĐ-CP đã đưa ra các định mức chi phí cụ thể như sau:

2.1. Giá bán hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu

Đây là khoản phí mà nhà thầu phải trả để có được tài liệu hướng dẫn chi tiết về gói thầu. Mức giá này đã bao gồm thuế nhưng không được vượt quá trần quy định:

• Đấu thầu trong nước: Hồ sơ mời thầu tối đa là 02 triệu đồng; hồ sơ yêu cầu tối đa là 01 triệu đồng.
• Đấu thầu quốc tế: Mức giá bán được xác định theo thông lệ quốc tế, phù hợp với quy mô gói thầu.

2.2. Chi phí lập và thẩm định hồ sơ

Các công việc chuyên môn này đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và chất xám của đội ngũ chuyên gia, do đó mức phí được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm giá gói thầu:

• Lập hồ sơ mời quan tâm/sơ tuyển: 0,05% giá gói thầu (Tối thiểu 01 triệu, tối đa 30 triệu đồng).
• Thẩm định hồ sơ mời quan tâm/sơ tuyển: 0,03% giá gói thầu (Tối thiểu 01 triệu, tối đa 30 triệu đồng).
• Lập hồ sơ mời thầu/yêu cầu: 0,1% giá gói thầu (Tối thiểu 01 triệu, tối đa 50 triệu đồng).
• Thẩm định hồ sơ mời thầu/yêu cầu: 0,05% giá gói thầu (Tối thiểu 01 triệu, tối đa 50 triệu đồng).

2.3. Chi phí đánh giá hồ sơ và thẩm định kết quả

Sau khi thu nhận hồ sơ từ các nhà thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá để chọn ra đơn vị phù hợp nhất:

• Đánh giá hồ sơ quan tâm/sơ tuyển: 0,05% giá gói thầu (Tối thiểu 01 triệu, tối đa 30 triệu đồng).
• Đánh giá hồ sơ dự thầu/đề xuất: 0,1% giá gói thầu (Tối thiểu 01 triệu, tối đa 50 triệu đồng).
• Thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu: 0,05% giá gói thầu (Tối thiểu 01 triệu, tối đa 50 triệu đồng). Khoản này vẫn phải chi trả ngay cả khi không lựa chọn được nhà thầu trúng thầu.

3. Chi phí đăng tải thông tin và tham gia mạng đấu thầu quốc gia

Trong bối cảnh đẩy mạnh số hóa, các chi phí liên quan đến Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia được quy định chi tiết tại Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT:

• Chi phí đăng tải thông tin: Thông báo mời thầu/quan tâm/sơ tuyển là 330.000 đồng/gói thầu; Thông báo mời chào hàng/danh sách ngắn là 165.000 đồng/gói thầu.
• Chi phí duy trì hệ thống: Nhà thầu cần nộp 550.000 đồng để đăng ký tham gia và 550.000 đồng/năm để duy trì tên trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

4. Một số lưu ý quan trọng về chi phí đấu thầu

Cần lưu ý rằng, đối với các gói thầu có nội dung tương tự nhau thuộc cùng một dự án hoặc trường hợp phải tổ chức lại việc lựa chọn nhà thầu, các chi phí lập và thẩm định hồ sơ chỉ được tính tối đa bằng 50% mức chi phí thông thường.

Trường hợp chủ đầu tư thuê tư vấn đấu thầu chuyên nghiệp, chi phí sẽ không áp dụng cứng nhắc theo tỷ lệ phần trăm nêu trên mà dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng tư vấn, căn cứ vào phạm vi công việc, thời gian thực hiện và năng lực của chuyên gia.

Cuối cùng, tất cả các mức chi phí nêu trên đã bao gồm toàn bộ các loại thuế, phí và lệ phí theo quy định của pháp luật Việt Nam tại thời điểm năm 2021. Việc nắm vững các quy định này sẽ giúp các bên tránh được những sai sót trong quản lý tài chính và đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong hoạt động đấu thầu.

Trên đây là tổng hợp các quy định về chi phí lựa chọn nhà thầu. Nếu quý khách hàng cần tư vấn chuyên sâu hơn về các thủ tục pháp lý liên quan, vui lòng liên hệ với các chuyên gia pháp luật để được hỗ trợ kịp thời.