Trong quá trình quản lý nhân sự và thực hiện nghĩa vụ an sinh xã hội, việc phát sinh các khoản truy thu bảo hiểm là điều khó tránh khỏi đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để việc truy thu được cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) chấp nhận, đơn vị sử dụng lao động phải cung cấp đầy đủ các chứng từ, hồ sơ hợp lệ làm căn cứ pháp lý.

Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, việc lập danh sách truy thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) phải dựa trên những loại giấy tờ cụ thể đối với từng nhóm đối tượng khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp và người lao động nắm rõ quy định này.

1. Hồ sơ đối với khối cơ quan hành chính, sự nghiệp và tổ chức chính trị

Đối với các cơ quan hành chính, Đảng Cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến cấp huyện, căn cứ để xác định đối tượng và thời gian tham gia BHXH bắt buộc bao gồm:

• Cán bộ, công chức: Phải có Quyết định tuyển dụng hoặc Quyết định xếp lương theo ngạch, bậc quy định.
• Lao động hợp đồng: Đối với các trường hợp thực hiện chế độ hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP, căn cứ chính là Hợp đồng lao động được ký kết đúng quy định.

Riêng đối với đơn vị sự nghiệp công lập, ngoài các quyết định bổ nhiệm, hợp đồng làm việc của viên chức, các trường hợp lao động hợp đồng từ 03 tháng trở lên cũng cần cung cấp Hợp đồng lao động (HĐLĐ) để làm căn cứ truy thu.

2. Căn cứ truy thu tại các doanh nghiệp nhà nước và ngoài quốc doanh

Đây là nhóm đối tượng chiếm tỷ trọng lớn trong việc thực hiện truy thu bảo hiểm. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn hoặc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên đều thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Hồ sơ cụ thể bao gồm:

• Người quản lý doanh nghiệp: Quyết định bổ nhiệm (đối với người quản lý có hưởng tiền lương, tiền công).
• Người lao động: Hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên (đối với các giai đoạn trước đây) hoặc từ 01 tháng trở lên (theo quy định mới).
• Chứng từ tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương, bảng kê tiền lương, tiền công (nếu trả qua ATM) tương ứng với thời gian đề nghị truy thu.

Đối với doanh nghiệp ngoài quốc doanh, văn phòng đại diện nước ngoài, cần lưu ý về quy mô sử dụng lao động trong các giai đoạn lịch sử (ví dụ: trước đây quy định doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên mới thuộc diện bắt buộc, nhưng hiện nay áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp).

3. Đối tượng cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách

Tại Ủy ban nhân dân cấp xã, hồ sơ truy thu được phân định rõ ràng:

• Cán bộ chuyên trách, công chức: Danh sách cán bộ có trong định biên được phê duyệt; Quyết định xếp sinh hoạt phí theo Nghị định 09/1998/NĐ-CP hoặc các văn bản thay thế sau này.
• Cán bộ không chuyên trách: Danh sách cán bộ theo định biên được cấp có thẩm quyền phê chuẩn.

4. Các loại giấy tờ bổ trợ và lưu ý quan trọng

Ngoài các giấy tờ chính nêu trên, cơ quan BHXH có thể yêu cầu đơn vị cung cấp thêm các tài liệu khác để làm rõ bản chất của mối quan hệ lao động và mức tiền lương làm căn cứ đóng:

Văn bản giải trình, thuyết minh của đơn vị; các giấy tờ liên quan đến việc khoán sản phẩm, khoán công việc (nếu có); Bảng thanh toán tiền lương có chữ ký của người lao động.

Một số mốc thời gian cần lưu ý:

• Cơ quan BHXH chỉ xem xét giải quyết truy thu BHXH bắt buộc từ ngày 01/01/1995. Các khoảng thời gian trước đó không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan BHXH theo quy trình này.
• Đối với bảo hiểm thất nghiệp, việc truy thu chỉ được thực hiện từ ngày 01/01/2009 (thời điểm chính sách BHTN bắt đầu có hiệu lực).

Việc chuẩn bị hồ sơ truy thu không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi lâu dài cho người lao động về các chế độ hưu trí, tử tuất và chăm sóc sức khỏe. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát và lưu trữ hồ sơ khoa học để sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.