Trong hoạt động quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp tư nhân, việc ký kết và thông báo Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT) là một nghĩa vụ pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và sự ổn định trong quan hệ lao động. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền thông báo thỏa ước lao động tập thể là giải pháp cần thiết và đúng quy định.

Người đại diện doanh nghiệp thực hiện ký kết các văn bản ủy quyền hành chính (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các hoạt động liên quan đến thỏa ước lao động tập thể được điều chỉnh trực tiếp bởi Bộ Luật lao động 2012. Cụ thể, theo quy định tại Điều 75 Bộ Luật lao động 2012, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký kết, người sử dụng lao động phải gửi một bản thỏa ước lao động tập thể đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh (thường là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội).

Bên cạnh đó, Nghị định 05/2015/NĐ-CP cũng cung cấp các hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện các nội dung của Bộ luật Lao động, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các biểu mẫu và quy trình thực hiện.

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo thỏa ước lao động tập thể

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế đầy đủ các trường thông tin cần thiết để doanh nghiệp tư nhân có thể sử dụng khi cử nhân viên hoặc người đại diện khác đi nộp hồ sơ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2019

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2019/GUQ

(V/v: Ủy quyền thông báo thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp)

I. Bên ủy quyền (Người sử dụng lao động)

• Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………
• Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền

• Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
• Chứng minh nhân dân/CCCD số: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………
• Chức vụ (nếu là nhân viên công ty): …………………………………………………

III. Nội dung và phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (hoặc Phòng Lao động tùy quy mô và địa phương) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thông báo thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp.

2. Trong phạm vi ủy quyền, Bên được ủy quyền có quyền lập, ký tên trên các tờ khai, nhận kết quả và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thủ tục nêu trên.

3. Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu doanh nghiệp)

Việc đóng dấu pháp nhân là bắt buộc để giấy ủy quyền có giá trị pháp lý (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi lập giấy ủy quyền

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị cơ quan chức năng từ chối hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thông tin chính xác: Các thông tin về mã số thuế, địa chỉ và số CMND của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với giấy tờ gốc.
• Thời hạn ủy quyền: Nên ghi rõ thời hạn hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc" để tránh việc giấy ủy quyền hết hạn giữa chừng.
• Hồ sơ kèm theo: Khi đi nộp hồ sơ, người được ủy quyền cần mang theo bản gốc CMND/CCCD và 01 bản sao y để đối chiếu.
• Thẩm quyền ký: Giấy ủy quyền phải do chính người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân ký và đóng dấu hợp lệ.

Việc tuân thủ đúng quy trình thông báo thỏa ước lao động tập thể không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro xử phạt vi phạm hành chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc thực thi pháp luật lao động tại Việt Nam.