Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng tại Việt Nam vào năm 2018, việc các tổ chức nước ngoài đầu tư và thành lập pháp nhân tại Việt Nam trở nên phổ biến. Một trong những yêu cầu pháp lý quan trọng khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp là việc xác định và lập Danh sách người đại diện theo ủy quyền. Đây không chỉ là một biểu mẫu hành chính mà còn là căn cứ pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ của cá nhân thay mặt tổ chức nước ngoài thực hiện các quyền chủ sở hữu hoặc cổ đông.

Người đại diện theo ủy quyền của tổ chức là ai?

Theo quy định tại Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.

Trích dẫn Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014:
1. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.
2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc cử người đại diện theo ủy quyền được thực hiện theo quy định sau đây:
a) Tổ chức là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ có thể cử tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền;
b) Tổ chức là cổ đông công ty cổ phần có sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông có thể cử tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền.

Khi nào cần lập Danh sách người đại diện theo ủy quyền?

Việc lập danh sách này là bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thành viên, cổ đông là tổ chức. Đặc biệt, đối với các tổ chức nước ngoài, danh sách này giúp cơ quan đăng ký kinh doanh quản lý được thông tin của những cá nhân trực tiếp điều hành phần vốn góp tại Việt Nam.

Tại thời điểm tháng 10 năm 2018, các doanh nghiệp cần lưu ý áp dụng biểu mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Đồng thời, cần cập nhật các quy định mới tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP vừa có hiệu lực từ ngày 10/10/2018 để đảm bảo hồ sơ không bị trả lại.

Mẫu Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Phụ lục I-10)

Dưới đây là cấu trúc chi tiết của danh sách người đại diện theo ủy quyền dành cho tổ chức nước ngoài mà doanh nghiệp cần hoàn thiện dựa trên biểu mẫu chuẩn:

Lưu ý quan trọng khi kê khai:

• Thông tin cá nhân: Đối với người nước ngoài, số hộ chiếu phải còn hiệu lực và cần được hợp pháp hóa lãnh sự nếu được cấp tại nước ngoài (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế).
• Vốn ủy quyền: Phải ghi rõ giá trị bằng số (VNĐ) và giá trị tương đương theo đơn vị tiền nước ngoài (nếu có).
• Chữ ký: Người đại diện theo pháp luật của công ty tại Việt Nam phải ký trực tiếp vào danh sách này để xác nhận tính chính xác của thông tin.

Kết luận

Việc chuẩn bị chu đáo Danh sách người đại diện theo ủy quyền không chỉ giúp đẩy nhanh quá trình cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn giúp tổ chức nước ngoài thiết lập cơ chế quản lý vốn minh bạch, đúng pháp luật. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo hồ sơ tuân thủ đúng các văn bản hướng dẫn như Nghị định 78/2015/NĐ-CP và các quy định sửa đổi bổ sung năm 2018.