Trong bối cảnh quản trị doanh nghiệp hiện đại năm 2019, việc xây dựng và thông báo định mức lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ sở để tối ưu hóa năng suất. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan chức năng. Chính vì vậy, việc sử dụng Giấy ủy quyền thông báo định mức lao động trở thành giải pháp thiết yếu giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đúng luật.

Ký kết giấy ủy quyền là thủ tục quan trọng trong giao dịch hành chính của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Tầm quan trọng của việc thông báo định mức lao động năm 2019

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012, cụ thể là tại Điều 93, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động và thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động.

"1. Căn cứ vào các nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động do Chính phủ quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
2. Khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt trụ sở sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động."

Đặc biệt, kể từ ngày 01/11/2018, khi Nghị định 121/2018/NĐ-CP có hiệu lực, các doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động đã được miễn thủ tục gửi định mức lao động cho cơ quan quản lý nhà nước. Đây là một bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính, giúp giảm bớt gánh nặng cho các doanh nghiệp nhỏ.

Quy định về ủy quyền nộp hồ sơ định mức lao động

Việc ủy quyền trong doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các quy định về đại diện trong pháp luật dân sự. Khi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần bận rộn, họ có thể ủy quyền cho nhân viên cấp dưới (thường là cán bộ nhân sự hoặc kế toán) để thực hiện việc nộp hồ sơ tại Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.

Mẫu giấy ủy quyền cần được soạn thảo rõ ràng về phạm vi và thời hạn (ảnh minh họa)

Hồ sơ thông báo định mức lao động thường bao gồm:

• Công văn khai trình định mức lao động;
• Hệ thống định mức lao động của doanh nghiệp;
• Biên bản họp tham khảo ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở;
• Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp không phải là đại diện pháp luật).

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo định mức lao động chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuyên biệt cho mục đích nộp hồ sơ lao động, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết:

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để quá trình nộp hồ sơ diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Tính xác thực: Giấy ủy quyền phải có chữ ký trực tiếp của người đại diện pháp luật và đóng dấu tròn của công ty.
2. Thời hạn: Nên ghi rõ thời hạn ủy quyền để tránh các rủi ro pháp lý về sau.
3. Đối chiếu CMND: Người được ủy quyền khi đi nộp hồ sơ phải mang theo CMND/CCCD bản gốc để cán bộ tiếp nhận đối chiếu.

Việc tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 49/2013/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.