Trong hoạt động quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp, việc phát sinh sai sót khi lập hóa đơn là tình huống diễn ra khá phổ biến. Đặc biệt đối với các công ty TNHH một thành viên, nơi quy trình kiểm soát đôi khi còn hạn chế, việc nắm vững cách thức xử lý hóa đơn sai sót là vô cùng quan trọng để tránh các rủi ro về thuế và pháp lý.

Tại sao cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Khi hóa đơn đã được lập và giao cho người mua, nếu phát hiện có sai sót về tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán... nhưng hóa đơn đó đã được kê khai thuế, thì hai bên phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Đây là chứng từ pháp lý quan trọng để giải trình với cơ quan thuế về sự thay đổi các chỉ tiêu trên hóa đơn gốc.

Căn cứ pháp lý quan trọng kế toán cần nắm vững

Tính đến thời điểm đầu năm 2019, quy trình xử lý hóa đơn sai sót được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều để cải cách thủ tục hành chính về thuế.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT và quản lý thuế.

Quy trình xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

"Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)."

Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai mới nhất

Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn, thường được áp dụng trong các doanh nghiệp TNHH một thành viên và các tổ chức kinh tế khác:

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP SAI

- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31/03/2014;

- Căn cứ Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 25/08/2014;

- Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 27/02/2015;

Hôm nay, ngày ... tháng … năm …, tại văn phòng Công ty …, đại diện hai bên gồm có:

BÊN GIAO HÓA ĐƠN (BÊN A):

Địa chỉ: ……………………………………………………………………….

Điện thoại: ………………… Mã số thuế: ………………………………….....

Đại diện: …………….. Chức vụ: ………………………………………….….

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN (BÊN B):

Địa chỉ: ……………………………………………………………………….

Điện thoại: ………………… Mã số thuế: ………………………………….....

Đại diện: …………….. Chức vụ: …………………………………….……….

Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập số ….. ký hiệu ….. ngày ….. và xuất hóa đơn điều chỉnh số …., ký hiệu ….. ngày ….

Lý do điều chỉnh hóa đơn: (Trình bày rõ nguyên nhân dẫn đến sai sót, ví dụ: Sai đơn giá, sai thuế suất...)

…………………………………………………………………………………………………….

NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:

…………………………………………………………………………………………………….

NỘI DUNG SAU ĐIỀU CHỈNH:

…………………………………………………………………………………………………….

Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Những lưu ý "vàng" khi lập biên bản điều chỉnh

Để biên bản điều chỉnh hóa đơn có giá trị pháp lý và được cơ quan thuế chấp nhận, kế toán cần lưu ý:

1. Ngày trên biên bản và ngày trên hóa đơn điều chỉnh: Phải trùng khớp với nhau.
2. Nội dung sai sót: Cần ghi cụ thể sai ở chỉ tiêu nào, số liệu cũ là bao nhiêu và số liệu mới sau điều chỉnh là bao nhiêu.
3. Chữ ký và con dấu: Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu của cả hai bên mua và bán.
4. Trường hợp sai tên, địa chỉ: Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, nếu hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Việc thực hiện đúng quy trình điều chỉnh hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật thuế hiện hành.