Trong quá trình mở rộng quy mô kinh doanh, việc thành lập chi nhánh là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước. Chính vì vậy, việc sử dụng Giấy ủy quyền thành lập chi nhánh trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp.

1. Chi nhánh là gì? Vai trò của chi nhánh đối với công ty cổ phần

Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, khái niệm về chi nhánh được định nghĩa như sau:

"Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp."

Việc thành lập chi nhánh giúp công ty cổ phần tiếp cận thị trường địa phương tốt hơn, tăng cường sự hiện diện thương hiệu và tối ưu hóa quy trình vận hành tại các khu vực địa lý khác nhau. Tuy nhiên, vì là đơn vị phụ thuộc, mọi hoạt động của chi nhánh đều gắn liền với trách nhiệm pháp lý của công ty mẹ.

2. Quy định về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký chi nhánh

Pháp luật hiện hành hoàn toàn cho phép doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh. Cụ thể, tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp như sau:

• Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải thể hiện rõ phạm vi ủy quyền và thông tin của các bên.

Điều này tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các công ty cổ phần có trụ sở xa Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc khi lãnh đạo công ty bận rộn với các kế hoạch kinh doanh cuối năm 2022.

3. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần cần chuẩn bị

Để quá trình ủy quyền diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:

1. Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
2. Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thành lập chi nhánh.
3. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh.
4. Giấy ủy quyền (nếu người đại diện không trực tiếp đi nộp hồ sơ).

4. Mẫu Giấy ủy quyền thành lập chi nhánh công ty cổ phần chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được cập nhật theo các quy định mới nhất tính đến tháng 12/2022, đảm bảo tính hợp lệ khi nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư:

5. Những lưu ý "vàng" khi thực hiện ủy quyền

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc gặp trục trặc pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra thông tin: Đảm bảo thông tin của người được ủy quyền khớp hoàn toàn với bản sao CCCD/Hộ chiếu đính kèm.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ ràng các bước được phép thực hiện để tránh việc người được ủy quyền làm vượt quá thẩm quyền.
• Thời hạn: Nên để thời hạn linh hoạt cho đến khi hoàn thành công việc để tránh trường hợp hồ sơ kéo dài hơn dự kiến.

Việc nắm vững các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong các bước đi mở rộng thị trường.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cái nhìn toàn diện về Giấy ủy quyền thành lập chi nhánh công ty cổ phần. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình soạn thảo hoặc thực hiện thủ tục, hãy tham khảo thêm các tài liệu hướng dẫn chuyên sâu tại Hệ thống Pháp luật Việt Nam.