Trong hoạt động đấu thầu, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ dự thầu (HSDT) hoàn chỉnh, đúng quy định không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít nhà thầu dù có năng lực tốt nhưng vẫn bị loại một cách đáng tiếc do vi phạm các quy định về tính hợp lệ hoặc thiếu sót trong hồ sơ. Vậy, theo quy định pháp luật hiện hành (tính đến tháng 07/2021), hồ sơ dự thầu bị loại bỏ trong những trường hợp cụ thể nào?

Nguyên tắc 'vàng' trong đánh giá hồ sơ dự thầu

Việc đánh giá HSDT không được thực hiện một cách tùy tiện mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc pháp lý. Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, quá trình này phải căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá và các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu (HSMT).

"1. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu phải căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các yêu cầu khác trong hồ sơ mời thầu, căn cứ vào hồ sơ dự thầu đã nộp, các tài liệu giải thích, làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu để bảo đảm lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm, có giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu."

Đặc biệt, nhà thầu cần lưu ý về tính thống nhất giữa bản gốc và bản chụp. Nếu có sự sai khác dẫn đến thay đổi thứ tự xếp hạng nhà thầu, HSDT đó sẽ bị loại ngay lập tức.

Quy trình kiểm tra tính hợp lệ: Bước lọc đầu tiên đầy khắt khe

Trước khi đi vào đánh giá chi tiết về kỹ thuật hay tài chính, bên mời thầu sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Theo Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, các nội dung kiểm tra bao gồm:

• Số lượng: Kiểm tra đủ số lượng bản gốc và bản chụp theo yêu cầu.
• Thành phần hồ sơ: Bao gồm đơn dự thầu, thỏa thuận liên danh, giấy ủy quyền, bảo đảm dự thầu, tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân, năng lực, kinh nghiệm và các đề xuất kỹ thuật, tài chính.
• Tính thống nhất: Đảm bảo nội dung giữa bản gốc và bản chụp không có sự mâu thuẫn.

8 tiêu chuẩn 'cứng' để hồ sơ dự thầu không bị loại bỏ

Để được xem xét bước tiếp theo, HSDT của nhà thầu phải đáp ứng đầy đủ 08 điều kiện tiên quyết sau đây:

1. Có bản gốc HSDT: Đây là yêu cầu bắt buộc để đối chiếu pháp lý.
2. Đơn dự thầu hợp lệ: Phải được đại diện hợp pháp ký tên, đóng dấu. Giá dự thầu phải cụ thể, cố định và logic với biểu giá tổng hợp.
3. Hiệu lực của hồ sơ: Thời gian hiệu lực phải đáp ứng đúng yêu cầu trong HSMT.
4. Bảo đảm dự thầu: Phải đúng giá trị, thời hạn và hình thức (thư bảo lãnh ngân hàng phải do tổ chức tín dụng hợp pháp ký).
5. Không vi phạm tư cách: Nhà thầu không được có tên trong hai hoặc nhiều HSDT với tư cách nhà thầu chính cho cùng một gói thầu.
6. Thỏa thuận liên danh: Nếu là nhà thầu liên danh, phải có văn bản thỏa thuận do tất cả các thành viên ký tên, đóng dấu.
7. Không bị cấm đấu thầu: Nhà thầu không nằm trong danh sách bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu.
8. Tư cách hợp lệ: Đáp ứng các điều kiện tại khoản 1 Điều 5 Luật Đấu thầu 2013.

Làm rõ hồ sơ dự thầu: Cơ hội cuối cùng hay cái bẫy pháp lý?

Sau khi mở thầu, nếu HSDT thiếu tài liệu chứng minh năng lực hoặc tư cách, bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ. Tuy nhiên, theo Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, việc làm rõ phải tuân thủ nguyên tắc:

"Không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu."

Điều này đồng nghĩa với việc nhà thầu không thể lợi dụng việc làm rõ để thay đổi bản chất đề xuất kỹ thuật hoặc điều chỉnh giá nhằm giành lợi thế bất chính. Nếu không thể làm rõ hoặc tài liệu bổ sung không chứng minh được năng lực, hồ sơ sẽ bị loại bỏ.

Tóm lại, việc nắm vững các quy định tại Luật Đấu thầu 2013 và Nghị định 63/2014/NĐ-CP là chìa khóa để các nhà thầu tự bảo vệ mình, tránh những sai sót hành chính dẫn đến việc bị loại bỏ hồ sơ một cách đáng tiếc.