Trong quá trình vận hành, vì lý do chiến lược thương hiệu hoặc thay đổi cơ cấu sở hữu, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi tên gọi. Tuy nhiên, tên doanh nghiệp không chỉ là một danh xưng mà còn là thành tố pháp lý quan trọng ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, việc thay đổi này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh.

Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đổi tên?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, tên doanh nghiệp bao gồm tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Trong đó, tên tiếng Việt là bắt buộc và phải đảm bảo cấu trúc: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng.

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tên trong các trường hợp sau:

• Thay đổi tên riêng của doanh nghiệp theo nhu cầu chủ quan.
• Thay đổi loại hình doanh nghiệp dẫn đến thay đổi thành tố cấu thành tên (Ví dụ: Từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần).
• Bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu đổi tên do xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp hoặc trùng/gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.

Điều kiện để tên mới được chấp nhận

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý các điều cấm trong đặt tên quy định tại Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2014. Cụ thể, tên mới không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Doanh nghiệp nên thực hiện tra cứu tại Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính khả thi của tên dự kiến.

Hồ sơ thay đổi tên công ty năm 2019 gồm những gì?

Căn cứ theo Điều 41 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP), bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-1 Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT).
2. Quyết định bằng văn bản về việc đổi tên của: Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên); Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên); Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).
3. Bản sao biên bản họp về việc đổi tên (đối với loại hình công ty có từ 2 thành viên/cổ đông trở lên).
4. Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục (nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp).

"Điều 41. Đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp
1. Trường hợp đổi tên, doanh nghiệp gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp..."

Trình tự thực hiện thủ tục

Bước 1: Nộp hồ sơ. Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc nộp hồ sơ qua mạng là yêu cầu bắt buộc.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Bước 3: Lệ phí. Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC (có hiệu lực từ 20/09/2019), lệ phí đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng/lần. Nếu đăng ký qua mạng điện tử, doanh nghiệp được miễn lệ phí này.

Những việc cần làm ngay sau khi đổi tên

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp không được chủ quan mà cần thực hiện ngay các công việc sau:

1. Khắc lại con dấu và thông báo mẫu dấu

Tại thời điểm năm 2019, theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định hình thức và số lượng con dấu nhưng phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia.

2. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung thay đổi trong thời hạn 30 ngày. Phí công bố là 100.000 đồng theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC.

3. Xử lý hóa đơn và các giấy tờ liên quan

Doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế về việc thay đổi tên để điều chỉnh thông tin hóa đơn. Đối với hóa đơn đã in sẵn tên cũ nhưng chưa sử dụng hết, doanh nghiệp có thể đóng dấu tên mới lên bên cạnh tên cũ và gửi thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (mẫu TB04/AC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Ngoài ra, đừng quên thông báo cho ngân hàng, đối tác và thay đổi các loại giấy phép con (nếu có) để tránh các rắc rối trong giao dịch dân sự và kinh tế.

Việc nắm vững quy trình đổi tên công ty không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác.