Trong soạn thảo văn bản hành chính, việc tuân thủ các quy tắc về chính tả và kỹ thuật trình bày không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật. Một trong những thắc mắc phổ biến nhất của người soạn thảo là: Sau dấu chấm phẩy (;) có phải viết hoa hay không?

1. Sau dấu chấm phẩy có viết hoa không?

Căn cứ theo quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, quy tắc viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh được quy định như sau:

"Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng."

Như vậy, đối chiếu với quy định trên, sau dấu chấm phẩy (;) chúng ta không thực hiện viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tiếp theo, trừ trường hợp âm tiết đó là một danh từ riêng hoặc thuộc các trường hợp đặc biệt khác được quy định trong Nghị định.

2. Quy tắc viết hoa danh từ riêng chỉ người

Việc viết hoa tên riêng không chỉ là quy tắc ngôn ngữ mà còn thể hiện sự trân trọng đối với cá nhân được nhắc đến. Nghị định 30/2020/NĐ-CP phân chia rõ rệt các trường hợp:

• Tên người Việt Nam: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Nguyễn Văn A, Võ Nguyên Giáp... Đối với tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử cũng áp dụng tương tự như: Vua Hùng, Bà Triệu, Bác Hồ...
• Tên người nước ngoài:
  • Nếu phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc tên người Việt Nam (Ví dụ: Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn).
  • Nếu phiên âm trực tiếp (có gạch nối): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành phần (Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin).

3. Cách viết hoa tên địa lý chuẩn xác

Tên địa lý thường gây nhầm lẫn do sự kết hợp giữa danh từ chung và danh từ riêng. Theo quy chuẩn mới nhất:

3.1. Địa danh trong nước

Thông thường, chúng ta chỉ viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: tỉnh Thái Bình, thành phố Hà Nội. Tuy nhiên, nếu danh từ chung (quận, phường, xã...) kết hợp với chữ số hoặc tên sự kiện lịch sử thì phải viết hoa cả danh từ chung đó. Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ.

Đặc biệt, các danh từ chỉ địa hình như sông, núi, hồ... nếu đi kèm với danh từ riêng chỉ có một âm tiết thì phải viết hoa toàn bộ. Ví dụ: Vũng Tàu, Cửa Lò. Nếu đi với danh từ riêng nhiều âm tiết thì chỉ viết hoa danh từ riêng: sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long.

3.2. Địa danh nước ngoài

Tương tự như tên người, địa danh nước ngoài phiên âm Hán - Việt (như Bắc Kinh, Pháp, Anh) viết hoa như tên tiếng Việt. Các trường hợp phiên âm trực tiếp (như Mát-xcơ-va, Pa-ri) chỉ viết hoa chữ cái đầu của thành phần cấu tạo.

4. Viết hoa tên cơ quan, tổ chức và các trường hợp đặc biệt

Đây là phần nội dung quan trọng nhất trong văn bản hành chính. Quy tắc chung là viết hoa chữ cái đầu của các cụm từ chỉ loại hình, chức năng và lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: Bộ Tư pháp, Hội đồng nhân dân tỉnh Long An.

Ngoài ra, người soạn thảo cần lưu ý các trường hợp đặc biệt:

• Danh từ đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước luôn phải viết hoa khi dùng với nghĩa trang trọng.
• Chức vụ, học vị: Chỉ viết hoa khi đi liền với tên người cụ thể. Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội Vương Đình Huệ.
• Tên văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và tên gọi cụ thể của văn bản đó. Ví dụ: Luật Đất đai, Bộ luật Dân sự.

Việc nắm vững các quy tắc tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP không chỉ giúp văn bản đúng luật mà còn nâng cao giá trị thẩm mỹ và sự trang trọng của văn phong hành chính Việt Nam.