Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, doanh nghiệp có thể tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, khi điều kiện kinh doanh thuận lợi trở lại, việc tái khởi động hoạt động trước thời hạn đã thông báo là nhu cầu tất yếu. Để đảm bảo tính pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thông báo tiếp tục kinh doanh theo pháp luật hiện hành năm 2018.

Doanh nhân thực hiện ký kết hồ sơ pháp lý cho văn phòng đại diện (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã có những sửa đổi quan trọng về thủ tục hành chính, giúp đơn giản hóa quy trình cho doanh nghiệp.

Quy định về thời hạn và thẩm quyền thông báo

Theo quy định tại Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 18 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP), doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

"Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã đăng ký chậm nhất 15 ngày trước khi tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo."

Như vậy, mốc thời gian 15 ngày là điều kiện tiên quyết mà doanh nghiệp cần lưu ý để tránh các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Văn phòng đại diện chuẩn bị các điều kiện để tái hoạt động kinh doanh (ảnh minh họa)

Mẫu thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn

Mẫu thông báo này được thực hiện theo Phụ lục II-21 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Dưới đây là nội dung chi tiết để doanh nghiệp tham khảo:

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

1. Về hồ sơ kèm theo: Mặc dù Nghị định 108/2018/NĐ-CP hướng tới việc cắt giảm thủ tục, nhưng doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ các văn bản nội bộ (Quyết định, Biên bản họp) để lưu trữ và xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác.

2. Nghĩa vụ thuế: Khi văn phòng đại diện hoạt động trở lại, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện các nghĩa vụ về thuế môn bài (nếu có phát sinh) và các báo cáo liên quan theo quy định của pháp luật thuế năm 2018.

3. Phương thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Việc tuân thủ đúng trình tự thông báo tiếp tục kinh doanh không chỉ giúp văn phòng đại diện vận hành ổn định mà còn khẳng định uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc chấp hành pháp luật.