Việc mở rộng hoạt động kinh doanh của các tập đoàn nước ngoài vào thị trường Việt Nam thường bắt đầu bằng việc thiết lập một sự hiện diện pháp lý ban đầu, trong đó phổ biến nhất là hình thức Văn phòng đại diện. Tuy nhiên, để hoàn tất thủ tục này, một trong những văn bản không thể thiếu và đóng vai trò quyết định đến tính hợp lệ của hồ sơ chính là Giấy ủy quyền. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chuyên sâu và hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo văn bản này theo đúng quy định pháp luật hiện hành năm 2019.

Tầm quan trọng của Giấy ủy quyền trong hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, các thương nhân nước ngoài khi muốn thực hiện các thủ tục hành chính tại Việt Nam thường gặp rào cản về địa lý và ngôn ngữ. Do đó, việc ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức chuyên môn tại Việt Nam thay mặt thực hiện các công việc với cơ quan nhà nước là lựa chọn tối ưu. Giấy ủy quyền không chỉ là căn cứ để xác định tư cách người đại diện làm việc với Sở Công Thương mà còn là cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp mẹ đối với các nội dung kê khai trong hồ sơ.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động của Văn phòng đại diện nước ngoài

Tính đến thời điểm tháng 3 năm 2019, mọi hoạt động liên quan đến việc cấp phép, thay đổi hay chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại:

• Luật Thương mại 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư 11/2016/TT-BCT quy định về các biểu mẫu thực hiện thủ tục.

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo Giấy ủy quyền chuẩn pháp lý

Một bản Giấy ủy quyền được coi là hợp lệ khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố về hình thức và nội dung. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp nước ngoài, văn bản này cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp cho cơ quan chức năng.

1. Thông tin các bên trong quan hệ ủy quyền

Bên ủy quyền: Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại nước sở tại, địa chỉ trụ sở chính và thông tin người đại diện theo pháp luật (thường là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc).

Bên được ủy quyền: Có thể là cá nhân (nhân viên công ty, luật sư) hoặc tổ chức (công ty luật, đơn vị tư vấn). Cần ghi rõ họ tên, số CMND/Hộ chiếu, địa chỉ thường trú và chức vụ.

2. Phạm vi ủy quyền - "Chìa khóa" để hồ sơ được chấp nhận

Đây là phần quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần liệt kê cụ thể các đầu việc mà bên được ủy quyền có quyền thực hiện. Theo kinh nghiệm thực tế năm 2019, phạm vi ủy quyền nên bao gồm:

• Ký kết các tờ khai, mẫu đơn theo quy định tại Thông tư 11/2016/TT-BCT;
• Nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp;
• Giải trình các vấn đề phát sinh theo yêu cầu của cơ quan cấp phép;
• Thực hiện các thủ tục về con dấu và mã số thuế sau khi có Giấy phép thành lập.

Mẫu Giấy ủy quyền thành lập Văn phòng đại diện (Tham khảo)

Dưới đây là mẫu văn bản được trình bày theo quy chuẩn hành chính, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh dựa trên nhu cầu thực tế:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ...

GIẤY ỦY QUYỀN
Số: ……./GUQ-2019

(Về việc thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam)

I. BÊN ỦY QUYỀN:

Tên doanh nghiệp: ........................................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................................. do ................................. cấp ngày ............................
Địa chỉ trụ sở chính: .......................................................................................................................
Người đại diện pháp luật: ................................................. Chức vụ: .............................................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

Họ và tên: ................................................................. Giới tính: ...................................................
Số CMND/Hộ chiếu: ................................. do ................................. cấp ngày ............................
Địa chỉ thường trú: ..........................................................................................................................
Chỗ ở hiện tại: .................................................................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với cơ quan có thẩm quyền (Sở Công Thương/Ban Quản lý) để nộp hồ sơ, nhận thông báo và nhận kết quả thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

2. Bên được ủy quyền có quyền ký tên trên các văn bản, tờ khai cần thiết; thực hiện nộp lệ phí và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc nêu trên.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc hoặc cho đến khi có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý "vàng" khi thực hiện thủ tục năm 2019

Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý rằng Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động sinh lời trực tiếp. Do đó, nội dung ủy quyền cũng cần tránh các công việc liên quan đến ký kết hợp đồng kinh tế thay cho doanh nghiệp mẹ, trừ khi có sự ủy quyền riêng biệt cho từng giao dịch cụ thể.

Ngoài ra, việc lựa chọn địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện cũng cần tuân thủ quy định về nhà ở và kinh doanh bất động sản. Giấy ủy quyền nên được lập thành ít nhất 04 bản để phục vụ cho việc nộp hồ sơ, lưu trữ tại văn phòng và các thủ tục liên quan sau cấp phép.