Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ hằng năm của mỗi người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Để đơn giản hóa thủ tục, pháp luật cho phép cá nhân được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện thay. Tuy nhiên, đối với nhân viên làm việc trong các Công ty cổ phần (CTCP), việc nắm vững các điều kiện và mốc thời gian là vô cùng quan trọng để tránh những rắc rối pháp lý không đáng có.

1. Những ai được phép ủy quyền quyết toán thuế TNCN?

Không phải mọi cá nhân đều có thể đẩy trách nhiệm quyết toán cho doanh nghiệp. Theo quy định tại điểm d.2 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập trong các trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức thực hiện quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
• Trường hợp 2: Cá nhân đáp ứng điều kiện tại Trường hợp 1, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế 10% (nếu không có yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập này).
• Trường hợp đặc biệt: Người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc trong cùng hệ thống thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thay.

Trích dẫn quy định pháp luật:

"Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập... Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế..."

2. Hồ sơ và quy trình thực hiện tại Công ty cổ phần

Thủ tục ủy quyền hiện nay đã được tối giản hóa tối đa để tạo điều kiện cho người lao động. Nhân viên chỉ cần chuẩn bị mẫu Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (theo mẫu quy định của Bộ Tài chính) và gửi cho bộ phận kế toán của công ty.

Sau khi nhận được giấy ủy quyền, CTCP sẽ căn cứ vào dữ liệu thu nhập đã chi trả trong năm để tính toán số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa của người lao động, từ đó lập tờ khai tổng hợp gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp:

Nếu công ty đã quyết toán thay cho cá nhân nhưng sau đó phát hiện cá nhân đó thuộc diện phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, công ty không cần điều chỉnh lại tờ khai mà chỉ cần cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân để họ tự thực hiện thủ tục bổ sung.

3. Thời hạn "vàng" để nộp hồ sơ quyết toán thuế

Việc chậm trễ trong nộp hồ sơ quyết toán có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính đáng kể. Căn cứ theo khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm được quy định như sau:

• Đối với doanh nghiệp (quyết toán thay): Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Thông thường là ngày 31/3 hằng năm.
• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (tức ngày 30/4).

Như vậy, để đảm bảo quyền lợi, người lao động cần gửi giấy ủy quyền cho công ty trước thời điểm công ty nộp hồ sơ quyết toán (thường là trước ngày 31/3).

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Người lao động nên chủ động kiểm tra lại các nguồn thu nhập vãng lai của mình trong năm. Nếu tổng thu nhập vãng lai vượt quá 120 triệu đồng/năm hoặc chưa được khấu trừ thuế tại nguồn, bạn bắt buộc phải tự đi quyết toán mà không được ủy quyền cho công ty. Việc nắm rõ quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019 sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi tài chính chính đáng của mình.