Sự giao thoa giữa dữ liệu dân cư và quản lý thuế đang bước sang một trang mới. Theo lộ trình chuyển đổi số quốc gia, kể từ ngày 01/7/2025, một thay đổi mang tính bước ngoặt sẽ chính thức áp dụng: Số định danh cá nhân sẽ thay thế hoàn toàn cho mã số thuế cá nhân trong hầu hết các giao dịch hành chính.

Dùng số định danh thay mã số thuế: Những điều kiện bắt buộc

Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn số 6030/CT-NVT, việc sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế không diễn ra tự động cho tất cả mọi người. Điều kiện tiên quyết là thông tin đăng ký thuế của cá nhân phải khớp đúng với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Quy định này được xây dựng dựa trên nền tảng pháp lý vững chắc tại khoản 7 Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử.

Khi đã đáp ứng điều kiện khớp đúng dữ liệu, người nộp thuế sẽ thực hiện:

• Ghi trực tiếp số định danh cá nhân vào chỉ tiêu “Mã số thuế” trên các tờ khai.
• Sử dụng số định danh trên mọi chứng từ nộp thuế, hóa đơn và hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Trách nhiệm của doanh nghiệp từ cột mốc 01/7/2025

Không chỉ cá nhân, các tổ chức chi trả thu nhập cũng cần lưu ý các quy định mới tại Thông tư 86/2024/TT-BTC. Cụ thể:

• Đối với nhân viên mới hoặc người phụ thuộc chưa có mã số thuế, doanh nghiệp thực hiện đăng ký theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 22 của Thông tư này.
• Sau khi dữ liệu được xác thực thành công, doanh nghiệp sẽ dùng chính số định danh của người lao động để thực hiện các nghiệp vụ khấu trừ và kê khai thuế định kỳ.

Chuyển nơi làm việc: Đừng quên đăng ký lại người phụ thuộc!

Một vướng mắc phổ biến mà nhiều người lao động gặp phải là việc giảm trừ gia cảnh bị gián đoạn khi thay đổi công ty. Mặc dù theo điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc chỉ cần nộp một lần, nhưng thực tế lại phức tạp hơn.

"Do hiện nay chưa có cơ chế kết nối, chia sẻ dữ liệu tự động về người phụ thuộc giữa các cơ quan chi trả thu nhập, nên khi chuyển sang đơn vị mới, người nộp thuế bắt buộc phải đăng ký lại để được tính giảm trừ gia cảnh ngay tại nơi làm việc mới."

Người nộp thuế có thể chủ động thực hiện thủ tục này qua các kênh trực tuyến để tiết kiệm thời gian:

• Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn
• Cổng Thuế điện tử (phân hệ Cá nhân): https://thuedientu.gdt.gov.vn
• Hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.

Việc nắm vững các quy định về mã số thuế và người phụ thuộc không chỉ giúp cá nhân bảo vệ quyền lợi tài chính chính đáng mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý trong quá trình quyết toán thuế hàng năm.