Trong kỷ nguyên số, việc sở hữu một ứng dụng thương mại điện tử (TMĐT) không chỉ là lợi thế cạnh tranh mà còn đi kèm với những trách nhiệm pháp lý khắt khe. Đối với các công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc duy trì tính chính xác của thông tin đã đăng ký với cơ quan quản lý là điều kiện tiên quyết để hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng khi có sự thay đổi về nhân sự, địa chỉ hoặc quy chế hoạt động của ứng dụng.

Các trường hợp bắt buộc phải thông báo thay đổi thông tin ứng dụng TMĐT

Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo sửa đổi trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi có sự thay đổi đối với các nội dung sau:

• Thông tin về ứng dụng: Thay đổi tên ứng dụng, địa chỉ lưu trữ hoặc đường dẫn tải ứng dụng trên các nền tảng.
• Thông tin chủ sở hữu: Thay đổi tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trụ sở chính của công ty TNHH.
• Nhân sự chịu trách nhiệm: Thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp đối với vận hành ứng dụng.
• Cơ chế vận hành: Sửa đổi quy chế quản lý hoạt động, điều khoản hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc các điều kiện giao dịch chung.
• Danh mục dịch vụ: Bổ sung hoặc loại bỏ các loại hình dịch vụ cung cấp trên ứng dụng.

Quy trình thực hiện thông báo trực tuyến và hồ sơ cần thiết

Hiện nay, quy trình này đã được đơn giản hóa thông qua hình thức trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Cụ thể, theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2022/TT-BCT, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Cập nhật thông tin trên hệ thống trực tuyến

Doanh nghiệp truy cập vào tài khoản đã được cấp tại Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử (online.gov.vn). Tại đây, người dùng chọn chức năng sửa đổi thông tin ứng dụng và điền các nội dung mới tương ứng.

Bước 2: Gửi hồ sơ bản giấy (nếu có yêu cầu)

Trong một số trường hợp thay đổi quan trọng, doanh nghiệp cần gửi văn bản thông báo kèm theo bản sao các tài liệu chứng minh (như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, Quyết định bổ nhiệm...) về Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương.

"Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo đầy đủ, chính xác, Bộ Công Thương tiến hành xem xét việc xác nhận hoặc không xác nhận thông tin sửa đổi, bổ sung."

Những lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt

Việc chậm trễ hoặc không thông báo thay đổi thông tin có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại điện tử. Đặc biệt, đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, sự thống nhất giữa thông tin trên ứng dụng và thông tin đăng ký doanh nghiệp là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp xảy ra với khách hàng hoặc đối tác.

Doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình kiểm soát nội bộ, đảm bảo rằng mọi thay đổi về mặt pháp lý hoặc kỹ thuật của ứng dụng đều được bộ phận pháp chế ghi nhận và thực hiện thông báo kịp thời tới cơ quan chức năng.