Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc xảy ra sai sót khi lập hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Để hướng dẫn chi tiết cho người nộp thuế, ngày 30/06/2026, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, Bộ Tài chính đã đưa ra hướng dẫn vô cùng chi tiết và cụ thể về cách xử lý đối với từng trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu). Dưới đây là cẩm nang hướng dẫn toàn diện dành cho kế toán doanh nghiệp áp dụng từ ngày 01/07/2026.

Kế toán doanh nghiệp cần nắm vững quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC để xử lý hóa đơn điện tử lập sai (Ảnh minh họa)

1. Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác

Đây là một trong những sai sót phổ biến nhất trong thực tế khi kế toán gõ nhầm tên công ty đối tác hoặc địa chỉ trụ sở do thay đổi đăng ký kinh doanh nhưng chưa cập nhật hệ thống. Đối với trường hợp này, quy trình xử lý đã được đơn giản hóa tối đa nhằm giảm bớt thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, không sai số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì xử lý như sau:

• Bước 1: Người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập có sai sót. Hai bên không phải lập lại hóa đơn mới.
• Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Ví dụ thực tế: Ngày 05/07/2026, Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B. Do sơ suất, kế toán ghi sai địa chỉ của Công ty B từ "Quận Cầu Giấy" thành "Quận Nam Từ Liêm", các thông tin về Mã số thuế, tên hàng hóa, tiền thanh toán đều chính xác. Trong trường hợp này, Công ty A chỉ cần gửi thông báo sai sót cho Công ty B và nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, hoàn toàn không cần hủy hay lập hóa đơn thay thế.

2. Trường hợp sai các nội dung bắt buộc: Mã số thuế, tên hàng hóa, thuế suất, tiền thuế

Đối với các sai sót nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và giá trị giao dịch như: Sai mã số thuế; sai tên hàng hóa, quy cách, chất lượng; sai số tiền; sai thuế suất; sai tiền thuế... người bán được quyền chủ động lựa chọn một trong hai phương thức xử lý sau:

Phương án A: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Nếu lựa chọn phương án điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điều chỉnh phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm…”.
• Giá trị ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Ghi số dương nếu điều chỉnh tăng, ghi số âm (có dấu trừ) nếu điều chỉnh giảm cho phù hợp với thực tế.

Phương án B: Lập hóa đơn điện tử thay thế

Nếu lựa chọn phương án thay thế, người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hoàn toàn cho hóa đơn đã lập sai:

• Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm….”.
• Người bán ký số trên hóa đơn mới và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không mã) hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua (đối với hóa đơn có mã).

Quy trình lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử lập sai theo quy định mới (Ảnh minh họa)

Quy định đặc biệt về việc gộp nhiều hóa đơn sai sót:

Một điểm mới rất có lợi cho doanh nghiệp tại Thông tư 91/2026/TT-BTC là trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng một thông tin (người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất...) trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, thì người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung cho tất cả các hóa đơn sai sót đó, kèm theo Bảng kê hóa đơn điện tử lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Lưu ý quan trọng về văn bản thỏa thuận:

• Nếu người mua là tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
• Nếu người mua là cá nhân tiêu dùng nhỏ lẻ: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc công bố trên website của mình mà không cần lập văn bản thỏa thuận.
• Miễn lập văn bản thỏa thuận đối với: Giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số; hoặc trường hợp chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

3. Trường hợp hóa đơn lập sai từ máy tính tiền hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu

Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán các tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (như ô tô, xe máy, nhà đất...), Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định nghiêm ngặt hơn:

• Người bán bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, không được áp dụng phương thức lập hóa đơn điều chỉnh (trừ trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ).

4. Quy định điều chỉnh hóa đơn đối với một số ngành đặc thù

Đối với ngành hàng không

Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần phải có đầy đủ thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm” như thông thường. Đặc biệt, doanh nghiệp vận chuyển hàng không không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do các đại lý của hãng xuất.

Đối với trường hợp đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Nếu người bán thuộc đối tượng gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế (ví dụ doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu, dịch vụ bưu chính, viễn thông...):

• Người bán thực hiện gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu của các kỳ tiếp theo.
• Không phải gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
• Trường hợp Bảng tổng hợp đã gửi bị thiếu hoặc sai sót dữ liệu, người bán thực hiện gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung để khắc phục.

5. Hướng dẫn xử lý các trường hợp phát sinh đặc thù khác

Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng bổ sung hướng dẫn cho các tình huống thực tế phát sinh tại doanh nghiệp:

• Trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận trả lại hàng. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập.
• Trường hợp chiết khấu thương mại: Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, tiền thuế tương ứng theo đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết.
• Trường hợp hoàn phí dịch vụ của tổ chức tín dụng: Tổ chức tín dụng lập hóa đơn điều chỉnh giảm phí dịch vụ theo quy trình nghiệp vụ nội bộ và quy định quản lý thuế.

6. Lời khuyên thiết thực cho kế toán doanh nghiệp từ ngày 01/07/2026

Để tránh các sai sót không đáng có và xử lý đúng quy định pháp luật, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Cập nhật ngay phần mềm hóa đơn điện tử: Đảm bảo nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã cập nhật các mẫu biểu mới (Mẫu 04/SS-HĐĐT, Mẫu 01/BK-ĐCTT) theo đúng Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký số: Đặc biệt là Mã số thuế của người mua và Thuế suất thuế GTGT, vì đây là những chỉ tiêu bắt buộc phải làm thủ tục điều chỉnh/thay thế phức tạp hơn.
3. Lưu trữ đầy đủ văn bản thỏa thuận: Đối với các trường hợp bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận sai sót, doanh nghiệp phải lưu trữ cẩn thận tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra thuế tại thực địa.

Việc nắm vững và thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật thuế mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, tránh các khoản phạt vi phạm hành chính về hóa đơn không đáng có trong bối cảnh cơ quan thuế đang ngày càng siết chặt quản lý rủi ro về hóa đơn điện tử.