Trong lộ trình chuyển đổi số mạnh mẽ của ngành tài chính năm 2019, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn lúng túng về việc liệu một tờ hóa đơn điện tử có nhất thiết phải đầy đủ mọi tiêu thức như hóa đơn giấy truyền thống hay không? Dựa trên các quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và hướng dẫn từ cơ quan Thuế, có những trường hợp đặc biệt mà hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có đủ các nội dung thông thường.

1. Khi nào hóa đơn điện tử không cần chữ ký điện tử của người mua?

Đây là thắc mắc phổ biến nhất của các doanh nghiệp khi triển khai hóa đơn điện tử. Theo quy định chung, hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của cả người bán và người mua. Tuy nhiên, thực tế giao dịch không phải lúc nào người mua cũng có sẵn hạ tầng chữ ký số.

Cụ thể, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, phiếu thu...), thì người bán có thể lập hóa đơn điện tử mà không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Quy định này giúp đơn giản hóa thủ tục cho các giao dịch bán lẻ hoặc giao dịch với cá nhân, đảm bảo tính linh hoạt trong vận hành doanh nghiệp theo tinh thần của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2. Miễn tiêu thức dấu của người bán và chữ ký người mua đối với dịch vụ đặc thù

Đối với các lĩnh vực cung cấp dịch vụ công cộng hoặc dịch vụ có số lượng khách hàng lớn, pháp luật cho phép lược bỏ một số tiêu thức để đẩy nhanh tiến độ giao dịch. Các tổ chức kinh doanh điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng... khi phát hành hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán.

Đặc biệt, đối với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu thông hàng hóa hoặc lưu trữ, nếu là các loại hóa đơn đặc thù nêu trên thì cũng không bắt buộc phải có dấu của người bán trên bản giấy chuyển đổi.

3. Hóa đơn dịch vụ không cần tiêu thức "đơn vị tính"

Một điểm đáng lưu ý khác trong hướng dẫn năm 2019 là đối với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. Do đặc thù của dịch vụ thường khó định lượng bằng các đơn vị đo lường vật lý (như cái, chiếc, kg...), trên hóa đơn điện tử cung ứng dịch vụ không bắt buộc phải có tiêu thức "đơn vị tính". Điều này giúp phản ánh đúng bản chất của giao dịch dân sự và thương mại trong lĩnh vực dịch vụ.

4. Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập

Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho khách hàng nhưng sau đó phát hiện có sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình điều chỉnh. Cụ thể:

• Hai bên phải lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy.
• Văn bản này phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của cả người mua và người bán.
• Sau khi có văn bản xác nhận, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo quy định tại Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Việc nắm vững các trường hợp miễn trừ tiêu thức không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm thiểu các rủi ro bị từ chối khấu trừ thuế GTGT do hóa đơn không hợp lệ.