Trong kỷ nguyên số hóa, chữ ký số không chỉ là một công cụ kỹ thuật mà còn là "con dấu điện tử" quyết định tính pháp lý của mọi giao dịch trực tuyến của doanh nghiệp. Đối với các Công ty TNHH một thành viên, việc đảm bảo chứng thư số luôn trong trạng thái còn hiệu lực là điều kiện tiên quyết để duy trì hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Vậy thủ tục gia hạn hiện nay được quy định như thế nào?

Thời hạn hiệu lực và quyền yêu cầu gia hạn

Theo quy định mới nhất tại Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, thời hạn hiệu lực của chứng thư chữ ký số công cộng tối đa là 03 năm. Điều này đòi hỏi người quản lý công ty TNHH một thành viên cần chủ động theo dõi thời gian hết hạn để thực hiện các thủ tục cần thiết.

Điều 7. Thời hạn có hiệu lực của chứng thư chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký số

... 3. Thời hạn có hiệu lực của chứng thư chữ ký số công cộng tối đa là 03 năm.

Căn cứ vào khoản 1 Điều 39 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, trước ngày hết hạn của chứng thư chữ ký số công cộng, thuê bao (doanh nghiệp) hoàn toàn có quyền yêu cầu gia hạn để tiếp tục sử dụng dịch vụ.

Quy trình và nghĩa vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ

Khi nhận được yêu cầu từ phía doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) có trách nhiệm thực hiện các bước xác thực nghiêm ngặt. Cụ thể, theo khoản 2 Điều 39 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, đơn vị này phải hoàn thành thủ tục gia hạn trước khi chứng thư cũ hết hiệu lực.

Đặc biệt, quy định mới nhấn mạnh việc định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử. Điều này giúp tăng cường tính bảo mật, tránh các rủi ro về giả mạo chữ ký số trong các giao dịch tài chính, thuế và bảo hiểm xã hội của công ty.

Lưu ý quan trọng khi thay đổi khóa công khai

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể muốn thay đổi khóa công khai khi gia hạn chứng thư số. Lúc này, theo khoản 3 Điều 39 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, thuê bao phải có yêu cầu bằng văn bản và nêu rõ lý do thay đổi. Việc tạo khóa, phân phối và công bố chứng thư mới sẽ được thực hiện theo quy trình chuẩn để đảm bảo tính đồng bộ và an toàn thông tin.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong các giao dịch điện tử ngày càng phổ biến hiện nay.