Chứng chỉ IELTS không chỉ là "tấm vé" thông hành cho những ai muốn du học hay định cư nước ngoài mà còn là điều kiện quan trọng để miễn thi ngoại ngữ, xét tuyển đại học tại Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều người vẫn lúng túng khi cần bản sao có chứng thực: Công chứng bằng IELTS ở đâu? UBND xã có làm được không? Lệ phí năm 2023 là bao nhiêu? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết mọi thắc mắc của bạn dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm tháng 06/2023.

1. Bản chất của việc "Công chứng bằng IELTS"

Thực tế, thuật ngữ "công chứng bằng IELTS" mà chúng ta thường dùng trong đời sống hàng ngày là cách gọi dân dã của thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đây là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với nội dung bản chính.

Bản sao chứng thực bằng IELTS có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, nộp hồ sơ du học, xin việc hoặc xét miễn thi ngoại ngữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Thẩm quyền chứng thực bằng IELTS: Tại sao không thể ra UBND xã?

Đây là sai lầm phổ biến nhất khiến nhiều người mất thời gian đi lại. Nhiều cá nhân mang bằng IELTS ra UBND cấp xã/phường nhưng bị từ chối thực hiện. Lý do pháp lý nằm ở nguồn gốc của chứng chỉ này.

IELTS là chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (cụ thể là IDP Education hoặc Hội đồng Anh - British Council). Căn cứ theo quy định về phân cấp thẩm quyền tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc liên kết cấp thuộc về:

• Phòng Tư pháp cấp huyện: (Quận, Thị xã, Thành phố thuộc tỉnh) do Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng ký tên và đóng dấu của cơ quan.
• Các tổ chức hành nghề công chứng: Bao gồm Phòng Công chứng (nhà nước) hoặc Văn phòng Công chứng (tư nhân). Công chứng viên sẽ là người ký và đóng dấu của tổ chức mình.
• Cơ quan đại diện: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (áp dụng nếu bạn đang cư trú tại nước ngoài).

Kết luận: UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ thuần túy do cơ quan Việt Nam cấp. Vì IELTS có yếu tố nước ngoài, bạn bắt buộc phải đến Phòng Tư pháp huyện hoặc Văn phòng công chứng.

3. Lệ phí công chứng bằng IELTS năm 2023 hết bao nhiêu tiền?

Mức phí chứng thực bản sao được quy định thống nhất để đảm bảo quyền lợi cho người dân. Cụ thể, theo quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính:

"Mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang thứ hai; từ trang thứ ba trở đi thu 1.000 đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản."

Lưu ý quan trọng:

• Nếu bạn thực hiện tại Văn phòng công chứng tư nhân, ngoài phí chứng thực 2.000đ/trang theo quy định nhà nước, bạn có thể phải trả thêm thù lao công chứng. Đây là khoản phí cho các dịch vụ như photo, in ấn, hoặc phí dịch vụ làm nhanh theo thỏa thuận giữa văn phòng và người yêu cầu.
• Nếu bằng IELTS cần dịch thuật sang tiếng Việt trước khi chứng thực, bạn sẽ phải trả thêm phí dịch thuật (thường tính theo trang văn bản).

4. Quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị

Để việc chứng thực diễn ra thuận lợi và lấy ngay trong ngày, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Bản chính chứng chỉ IELTS: Phải còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa hoặc hư hỏng đến mức không xác định được nội dung.
2. Bản sao (photo): Bạn có thể tự photo sẵn các bản cần chứng thực hoặc sử dụng dịch vụ photo tại nơi tiếp nhận hồ sơ.
3. Giấy tờ tùy thân: Mang theo Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu để xuất trình khi cán bộ tiếp nhận yêu cầu đối chiếu thông tin người yêu cầu.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận của Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng công chứng.
• Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp pháp của bản chính và đối chiếu kỹ lưỡng với bản sao.
• Bước 3: Thực hiện ký chứng thực, đóng dấu giáp lai (nếu có nhiều trang) và đóng dấu chứng thực vào bản sao.
• Bước 4: Nộp lệ phí theo quy định và nhận lại bản chính cùng các bản sao đã được chứng thực.

5. Những lưu ý "vàng" khi đi chứng thực chứng chỉ quốc tế

Thời hạn của bản sao chứng thực: Pháp luật hiện hành không quy định thời hạn hết hiệu lực của bản sao chứng thực. Tuy nhiên, bản thân chứng chỉ IELTS chỉ có giá trị trong vòng 02 năm kể từ ngày cấp. Do đó, bản sao chứng thực cũng chỉ có giá trị thực tế khi bản chính còn thời hạn hiệu lực.

Chứng thực tại nước ngoài: Nếu bạn đang ở nước ngoài và cần chứng thực bằng IELTS để nộp hồ sơ tại đó, bạn có thể tìm đến Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam để thực hiện thủ tục này.

Dịch thuật công chứng: Một số cơ quan nhà nước hoặc trường học tại Việt Nam yêu cầu bản dịch tiếng Việt của chứng chỉ IELTS. Khi đó, bạn nên yêu cầu dịch vụ "Dịch thuật công chứng" để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận hoàn toàn.

Hy vọng những thông tin chi tiết trên đã giúp bạn trả lời được câu hỏi công chứng bằng IELTS ở đâu và chuẩn bị tài chính phù hợp cho kế hoạch của mình trong năm 2023. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về thủ tục hành chính, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ kịp thời.