Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hợp danh, việc sở hữu các đối tượng sở hữu công nghiệp như nhãn hiệu, sáng chế hay kiểu dáng công nghiệp là tài sản vô hình vô cùng quý giá. Tuy nhiên, trong quá trình lưu trữ và sử dụng, không ít trường hợp văn bằng bảo hộ bị thất lạc hoặc hư hỏng. Vậy thủ tục cấp lại như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai cấp lại văn bằng bảo hộ đối tượng sở hữu công nghiệp theo đúng quy định pháp luật hiện hành năm 2019.

Tầm quan trọng của văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp

Văn bằng bảo hộ là chứng thư pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân nhằm xác lập quyền sở hữu công nghiệp đối với sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý. Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (được sửa đổi bởi Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2009), văn bằng bảo hộ ghi nhận chủ sở hữu quyền, đối tượng, phạm vi và thời hạn bảo hộ.

Việc mất hoặc hỏng văn bằng không làm chấm dứt quyền sở hữu, nhưng sẽ gây khó khăn lớn khi doanh nghiệp muốn thực hiện các giao dịch như chuyển nhượng, li-xăng (chuyển quyền sử dụng) hoặc khi cần chứng minh quyền sở hữu để xử lý xâm phạm.

Các trường hợp được yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 103/2006/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 01/2007/TT-BKHCN (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 16/2016/TT-BKHCN), chủ sở hữu có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp lại văn bằng bảo hộ trong các trường hợp sau:

• Văn bằng bảo hộ bị mất: Chủ sở hữu cần làm đơn trình báo và cam kết về việc mất văn bằng.
• Văn bằng bảo hộ bị hỏng: Rách, bẩn, phai mờ đến mức không đọc được nội dung hoặc không còn nguyên vẹn.
• Cấp phó bản: Trường hợp quyền sở hữu thuộc về nhiều chủ sở hữu chung, mỗi chủ sở hữu có thể yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi tờ khai cấp lại văn bằng bảo hộ

Mẫu tờ khai được sử dụng là Mẫu số 03-PB/CL ban hành kèm theo Phụ lục C của Thông tư 01/2007/TT-BKHCN. Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi điền thông tin:

Việc ký kết và đóng dấu tờ khai cần được thực hiện bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Thông tin chủ đơn

Tại mục này, doanh nghiệp cần ghi chính xác tên đầy đủ và địa chỉ theo đúng thông tin đã đăng ký trên văn bằng bảo hộ gốc. Đối với công ty hợp danh, tên công ty phải bao gồm loại hình doanh nghiệp.

2. Đối tượng đề nghị cấp lại

Chủ đơn cần đánh dấu "x" vào ô tương ứng với loại văn bằng cần cấp lại, ví dụ: Bằng độc quyền sáng chế, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, hay Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp. Đừng quên ghi rõ Số văn bằng bảo hộ tương ứng.

3. Lý do yêu cầu

Đây là phần quan trọng để cơ quan chức năng xem xét. Nếu bị mất, hãy ghi rõ "Bị mất". Nếu bị hỏng, cần nộp kèm văn bằng gốc bị hỏng để đối chiếu. Trong trường hợp yêu cầu cấp phó bản cho đồng chủ sở hữu, cần nêu rõ thông tin các bên liên quan.

Hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự thực hiện

Để hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

1. 02 bản Tờ khai yêu cầu cấp phó bản/cấp lại văn bằng bảo hộ (Mẫu 03-PB/CL).
2. Mẫu đối tượng sở hữu công nghiệp (nếu là nhãn hiệu hoặc kiểu dáng công nghiệp) trùng với mẫu trong văn bằng gốc.
3. Bản gốc văn bằng bảo hộ (nếu lý do là bị hỏng).
4. Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp).
5. Chứng từ nộp phí, lệ phí theo quy định.

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội hoặc các văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Thời hạn giải quyết thông thường là 01 tháng kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Phí và lệ phí liên quan

Theo quy định tại Thông tư số 263/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, các khoản phí doanh nghiệp cần nộp bao gồm:

• Lệ phí cấp lại văn bằng bảo hộ.
• Phí công bố quyết định cấp lại.
• Phí đăng bạ quyết định cấp lại văn bằng bảo hộ.

Việc nắm vững các quy định về tờ khai và thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quyền lợi hợp pháp đối với tài sản trí tuệ của mình.