Tầm quan trọng của đối thoại định kỳ tại nơi làm việc

Đối thoại tại nơi làm việc không chỉ là một quy định bắt buộc của pháp luật lao động mà còn là cầu nối quan trọng giúp xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định và tiến bộ. Tuy nhiên, trong thực tế vận hành doanh nghiệp, không ít trường hợp vì lý do khách quan hoặc chủ quan mà cuộc đối thoại định kỳ không thể diễn ra đúng kế hoạch. Việc nắm vững quy trình hoãn và tổ chức lại cuộc đối thoại là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi của các bên.

Căn cứ pháp lý mới nhất về đối thoại tại nơi làm việc

Kể từ ngày 01/01/2021, các hoạt động đối thoại tại nơi làm việc phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức đối thoại định kỳ ít nhất 01 năm một lần.

Chi tiết về quy trình tổ chức, thành phần tham gia và các trường hợp hoãn đối thoại được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đặc biệt, Điều 39 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã nêu rõ các điều kiện để cuộc đối thoại được tiến hành hợp lệ.

Khi nào doanh nghiệp phải ra quyết định hoãn đối thoại?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cuộc đối thoại định kỳ chỉ được tiến hành khi:

• Bên người sử dụng lao động có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền;
• Bên người lao động có sự tham gia của trên 70% tổng số thành viên đại diện.

Nếu không đáp ứng đủ các điều kiện trên, cuộc đối thoại phải được hoãn lại. Ngoài ra, các lý do bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh hoặc các sự kiện đột xuất quan trọng của doanh nghiệp cũng có thể là căn cứ để hoãn đối thoại.

Mẫu Quyết định hoãn cuộc đối thoại định kỳ tại nơi làm việc

Dưới đây là mẫu quyết định chuẩn được cập nhật theo các quy định pháp luật hiện hành (áp dụng cho bối cảnh năm 2023):

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: ...................

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- …, ngày … tháng … năm …

QUYẾT ĐỊNH
Về việc hoãn cuộc đối thoại định kỳ tại nơi làm việc

---------------------

GIÁM ĐỐC/TỔNG GIÁM ĐỐC ….. (Tên doanh nghiệp)

- Căn cứ Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20 tháng 11 năm 2019;

- Căn cứ Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;

- Căn cứ Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc của Công ty .................................... ;

- Xét tình hình thực tế và đề nghị của bộ phận nhân sự/Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Nay ra quyết định hoãn cuộc đối thoại định kỳ dự kiến tổ chức vào ngày …. tháng .... năm .... tại ….. (Địa điểm tổ chức).

Lý do hoãn cuộc đối thoại:

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

Thời gian tổ chức lại cuộc đối thoại: Diễn ra vào lúc .... giờ .... ngày .... tháng .... năm .... (Lưu ý: Thời gian tổ chức lại tối đa không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc đối thoại bị hoãn theo quy định nội bộ hoặc thỏa thuận giữa các bên).

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3: Các ông/bà thành viên Ban lãnh đạo, đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, các Phòng/Ban liên quan và toàn thể người lao động chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Ban chấp hành Công đoàn; - Lưu hồ sơ nhân sự.

(TỔNG) GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu)   Họ và tên

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo và thực hiện

Để đảm bảo quyết định hoãn đối thoại có giá trị pháp lý và không gây ra những tranh chấp không đáng có, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Xác định lý do chính đáng: Lý do hoãn cần được ghi rõ ràng trong quyết định. Ví dụ: "Do số lượng đại diện bên người lao động tham gia không đủ 70% theo quy định tại Điều 39 Nghị định 145/2020/NĐ-CP" hoặc "Do người đại diện theo pháp luật của Công ty có lịch công tác đột xuất không thể ủy quyền kịp thời".
2. Thời hạn tổ chức lại: Mặc dù pháp luật không ấn định cứng số ngày phải tổ chức lại sau khi hoãn, nhưng để đảm bảo tính kịp thời, doanh nghiệp nên tổ chức lại trong vòng 03 ngày làm việc. Điều này cũng giúp duy trì niềm tin của người lao động vào cơ chế đối thoại.
3. Thông báo công khai: Sau khi ban hành quyết định hoãn, doanh nghiệp phải thông báo ngay cho các bên liên quan và niêm yết công khai tại nơi làm việc để người lao động được biết.
4. Lưu trữ hồ sơ: Quyết định hoãn đối thoại là một phần của hồ sơ thực hiện quy chế dân chủ cơ sở. Doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước về lao động.

Việc thực hiện đúng quy trình hoãn đối thoại không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người lao động, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.