Việc chấm dứt hợp đồng lao động vốn dĩ đã mang lại nhiều lo toan cho người lao động, nhưng nỗi lo ấy sẽ còn nhân lên gấp bội nếu doanh nghiệp cố tình "giam" sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Không có sổ BHXH đã chốt, người lao động không chỉ gặp khó khăn khi tìm việc mới mà còn đứng trước nguy cơ mất trắng các khoản trợ cấp thất nghiệp quý giá. Vậy pháp luật quy định thế nào về trách nhiệm này và doanh nghiệp sẽ phải trả giá ra sao nếu vi phạm?

Người lao động lo lắng khi doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội (ảnh minh họa)

Trách nhiệm chốt sổ BHXH: Nghĩa vụ bắt buộc, không phải sự ban ơn

Nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng việc chốt sổ BHXH là một "đặc ân" dành cho những nhân viên ra đi trong êm đẹp. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2020, đây là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động.

Cụ thể, tại khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012 đã nêu rõ:

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng nhấn mạnh trách nhiệm phối hợp của doanh nghiệp với cơ quan BHXH để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm cho nhân viên khi họ thôi việc.

Theo hướng dẫn tại Quyết định 505/QĐ-BHXH, việc xác nhận sổ BHXH chính là ghi nhận lại toàn bộ quá trình tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp của người lao động dựa trên số tiền mà doanh nghiệp đã thực nộp.

Mức phạt "nặng tay" đối với doanh nghiệp cố tình vi phạm

Để răn đe các hành vi xâm phạm quyền lợi chính đáng của người lao động, Chính phủ đã ban hành Nghị định 28/2020/NĐ-CP với những mức phạt tài chính rất cụ thể.

Phạt tiền do không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại giấy tờ

Dựa trên khoản 1 Điều 11 của Nghị định này, mức phạt đối với hành vi không chốt sổ BHXH được tính theo số lượng người lao động bị vi phạm:

• Từ 01 - 02 triệu đồng: Vi phạm từ 01 đến 10 người lao động.
• Từ 02 - 05 triệu đồng: Vi phạm từ 11 đến 50 người lao động.
• Từ 05 - 10 triệu đồng: Vi phạm từ 51 đến 100 người lao động.
• Từ 10 - 15 triệu đồng: Vi phạm từ 101 đến 300 người lao động.
• Từ 15 - 20 triệu đồng: Vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Cơ quan chức năng thực hiện quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động (ảnh minh họa)

Phạt tiền do không trả sổ BHXH

Nghiêm trọng hơn, nếu doanh nghiệp không trả sổ BHXH cho người lao động theo quy định, mức phạt có thể lên tới 02 - 04 triệu đồng cho mỗi người lao động bị vi phạm, nhưng tổng mức phạt không quá 75 triệu đồng (theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 28/2020/NĐ-CP).

Hệ lụy khôn lường khi người lao động bị "giam" sổ

Việc chậm trễ chốt sổ không chỉ là vấn đề thủ tục hành chính. Đối với người lao động, đây là một thiệt hại kinh tế trực tiếp. Theo quy định, trong vòng 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động phải nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp. Nếu doanh nghiệp không chốt sổ kịp thời, người lao động sẽ quá hạn nộp hồ sơ và mất đi khoản tiền hỗ trợ này.

Trong trường hợp này, người lao động hoàn toàn có quyền yêu cầu doanh nghiệp bồi thường thiệt hại tương ứng với số tiền trợ cấp thất nghiệp mà họ bị mất do lỗi của doanh nghiệp.

Người lao động cần làm gì để bảo vệ mình?

Nếu rơi vào tình huống bị công ty "ngâm" sổ, người lao động nên thực hiện các bước sau:

1. Khiếu nại trực tiếp: Gửi văn bản yêu cầu Ban lãnh đạo công ty thực hiện nghĩa vụ chốt và trả sổ BHXH theo đúng quy định pháp luật.
2. Nhờ sự can thiệp của cơ quan quản lý: Nếu công ty không giải quyết, hãy liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận/huyện hoặc Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
3. Khởi kiện ra Tòa án: Đây là biện pháp cuối cùng để yêu cầu doanh nghiệp trả sổ và bồi thường các thiệt hại phát sinh.

Việc nắm vững các quy định pháp luật không chỉ giúp người lao động tự bảo vệ mình mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt không đáng có và giữ gìn uy tín trên thị trường lao động.