Trong kỷ nguyên số hóa, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, một câu hỏi thực tế thường xuyên nảy sinh trong quá trình giao dịch và lưu trữ là: Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không? Nhiều kế toán lo ngại rằng nếu không có dấu đỏ, hóa đơn sẽ không đủ tính pháp lý để thanh toán hoặc quyết toán thuế. Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời chính xác dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

Hóa đơn điện tử in ra giấy có bắt buộc phải đóng dấu đỏ?

Căn cứ theo các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiện nay không có bất kỳ điều khoản nào bắt buộc hóa đơn điện tử khi in ra giấy phải đóng dấu của người bán. Điều này xuất phát từ bản chất của hóa đơn điện tử là tập dữ liệu điện tử đã được ký số bởi người bán.

Cụ thể, tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

"1. Hóa đơn, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình. Hóa đơn, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu."

Như vậy, hóa đơn giấy được in ra từ bản điện tử chủ yếu phục vụ mục đích lưu giữ để ghi sổ, theo dõi hoặc theo yêu cầu của các cơ quan thanh tra, kiểm tra. Bản thân hóa đơn điện tử gốc đã có giá trị pháp lý thông qua chữ ký số, do đó việc đóng dấu lên bản in là không cần thiết và không làm thay đổi giá trị của hóa đơn.

Các tiêu thức nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Để một hóa đơn điện tử (và bản in của nó) được coi là hợp lệ, nội dung phải đảm bảo sự khớp đúng hoàn toàn giữa bản điện tử và bản giấy. Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tiêu thức bắt buộc bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
• Thông tin người bán và người mua (Tên, địa chỉ, mã số thuế).
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ (Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền).
• Chữ ký số của người bán và thời điểm ký số.
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).

Vì chữ ký số đã thay thế cho chữ ký tay và dấu đồng của doanh nghiệp trên môi trường điện tử, nên khi chuyển đổi sang giấy, các tiêu thức này vẫn giữ nguyên giá trị chứng minh giao dịch mà không cần thêm con dấu vật lý.

Quy trình in hóa đơn điện tử ra giấy chuẩn xác

Mặc dù không bắt buộc, nhưng việc in hóa đơn ra giấy vẫn thường xuyên được thực hiện để kẹp chứng từ kế toán. Quy trình này hiện nay rất đơn giản thông qua các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng:

1. Truy cập hệ thống: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
2. Tra cứu hóa đơn: Tìm kiếm hóa đơn cần in dựa trên số hóa đơn hoặc khoảng thời gian.
3. Lệnh in chuyển đổi: Chọn chức năng "In hóa đơn" hoặc "Tải bản PDF". Lưu ý bản in phải thể hiện đầy đủ các thông tin như bản gốc.
4. Lưu trữ: Hóa đơn sau khi in nên được đính kèm cùng các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, hợp đồng để dễ dàng đối chiếu.

Lời khuyên từ chuyên gia: Doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng file dữ liệu (XML) trong thời hạn 10 năm theo quy định để đảm bảo tính an toàn và dễ dàng tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan Thuế.