Trong quan hệ lao động tại doanh nghiệp, Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT) đóng vai trò là "hiến pháp" riêng, điều chỉnh các quyền lợi và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, để bản thỏa ước này có hiệu lực và đúng quy định, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan quản lý nhà nước. Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không thể trực tiếp đi nộp hồ sơ, việc sử dụng Giấy ủy quyền thông báo thỏa ước lao động tập thể là yêu cầu bắt buộc.

Căn cứ pháp lý về việc thông báo thỏa ước lao động tập thể

Theo quy định tại Điều 75 Bộ luật Lao động 2012, quy trình gửi thỏa ước lao động tập thể được quy định rõ ràng như sau:

"Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký kết, người sử dụng lao động hoặc đại diện người sử dụng lao động phải gửi một bản thỏa ước lao động tập thể đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh."

Việc chậm trễ hoặc không thực hiện thông báo có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp, thậm chí khiến bản thỏa ước bị tuyên bố vô hiệu nếu không tuân thủ đúng trình tự, thủ tục ký kết và đăng ký.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thông báo thỏa ước lao động tập thể?

Thủ tục hành chính tại các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động thường yêu cầu người thực hiện phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu người đi nộp hồ sơ là nhân viên hành chính, nhân sự hoặc một cá nhân khác, họ phải xuất trình Giấy ủy quyền hợp lệ để chứng minh tư cách thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng.

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo thỏa ước lao động tập thể chi tiết

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn xác, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết để doanh nghiệp sử dụng trong năm 2019:

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để quá trình thông báo diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Tính chính xác của thông tin: Thông tin về CMND/CCCD của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với bản gốc mang theo khi đi nộp hồ sơ.
• Thời hạn 10 ngày: Đây là thời hạn "vàng" được quy định tại Bộ luật Lao động 2012. Nếu quá hạn, doanh nghiệp có thể bị nhắc nhở hoặc xử phạt hành chính.
• Hồ sơ kèm theo: Ngoài Giấy ủy quyền, người được ủy quyền cần mang theo bản gốc TƯLĐTT, biên bản lấy ý kiến tập thể lao động và các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp (bản sao).

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị nhân sự và tuân thủ pháp luật lao động.