Từ ngày 01/6/2025, cộng đồng kế toán và doanh nghiệp sẽ chính thức áp dụng những quy định mới về nội dung hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là văn bản quan trọng sửa đổi, bổ sung Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm minh bạch hóa thông tin và phù hợp với tiến trình chuyển đổi số quốc gia.

Thông tin người mua: Bổ sung số định danh cá nhân và mã đơn vị ngân sách

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất là việc siết chặt thông tin định danh của người mua. Theo quy định mới, nếu người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách, hóa đơn bắt buộc phải thể hiện mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp. Điều này giúp cơ quan thuế và kho bạc kiểm soát dòng tiền công quỹ chặt chẽ hơn.

Đặc biệt, đối với khách hàng cá nhân, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:

"Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân."

Việc cho phép sử dụng số định danh cá nhân thay thế hoặc song hành cùng mã số thuế là bước đi đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, giúp đơn giản hóa thủ tục cho người dân khi thực hiện các giao dịch cần hóa đơn.

Tên hàng hóa, dịch vụ: Phải chi tiết đến từng chủng loại

Quy định mới yêu cầu tính cụ thể hóa cao hơn trong việc mô tả hàng hóa. Thay vì ghi chung chung, người bán phải ghi chi tiết đến từng chủng loại. Ví dụ, thay vì chỉ ghi "Điện thoại di động", kế toán phải ghi rõ "Điện thoại Samsung Galaxy S24" hoặc "Điện thoại iPhone 15".

Đối với các mặt hàng đặc thù, yêu cầu còn khắt khe hơn:

• Hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu: Phải ghi rõ số khung, số máy (với ô tô, xe máy) hoặc địa chỉ, diện tích, số tầng (với nhà đất).
• Dịch vụ vận tải: Bắt buộc thể hiện biển kiểm soát phương tiện và hành trình (điểm đi - điểm đến).
• Thương mại điện tử: Phải có tên hàng hóa vận chuyển và thông tin định danh người gửi hàng.

Thời điểm ký số và quy định về bảng kê kèm theo

Về thời điểm ký số, Nghị định 70/2025/NĐ-CP làm rõ rằng nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thì việc gửi dữ liệu đến cơ quan thuế phải được thực hiện chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Điều này đòi hỏi bộ phận kế toán phải có sự phối hợp nhịp nhàng để tránh chậm trễ trong việc cấp mã hoặc chuyển dữ liệu.

Ngoài ra, quy định về bảng kê cũng được nới lỏng cho các dịch vụ đặc thù như điện, nước, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm... Người bán được phép lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu và sử dụng bảng kê kèm theo, giúp giảm bớt áp lực hành chính cho các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để chuẩn bị cho lộ trình áp dụng từ ngày 01/6/2025, các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử, đào tạo nhân sự kế toán về các tiêu thức mới và rà soát lại quy trình thu thập thông tin khách hàng. Việc tuân thủ đúng nội dung hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế giá trị gia tăng cho khách hàng.