Chế độ ốm đau là một trong những quyền lợi sát sườn nhất của người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH). Tuy nhiên, không ít người vẫn lúng túng khi chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến việc chậm trễ trong quá trình giải quyết quyền lợi. Đặc biệt, từ ngày 29/7/2025, các quy định về hồ sơ đã có những điều chỉnh quan trọng mà cả người lao động và doanh nghiệp cần lưu ý.

Căn cứ pháp lý mới nhất áp dụng từ năm 2025

Việc chuẩn bị hồ sơ hưởng chế độ ốm đau hiện nay được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật mới nhất, bao gồm:

• Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (đặc biệt là quy định tại Điều 47 và Điều 48).
• Quyết định 2222/QĐ-BHXH ban hành ngày 09/7/2025.
• Thông tư 25/2025/TT-BYT của Bộ Y tế.

Theo đó, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập Danh sách 01B-HSB kèm theo các giấy tờ chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể dưới đây.

Chi tiết hồ sơ cho từng đối tượng cụ thể

1. Trường hợp điều trị nội trú

Đối với người lao động hoặc con của người lao động phải nằm viện điều trị, hồ sơ cần cung cấp bản chính hoặc bản sao của một trong các loại giấy tờ sau:

• Giấy ra viện.
• Tóm tắt hồ sơ bệnh án.
• Giấy báo tử (nếu người bệnh tử vong trong quá trình điều trị nội trú).
• Giấy xác nhận quá trình điều trị nội trú.

2. Trường hợp điều trị ngoại trú

Đây là trường hợp phổ biến nhất, yêu cầu các loại giấy tờ chứng minh thời gian nghỉ việc để điều trị hoặc chăm sóc con ốm:

• Bản chính Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH: Đây là chứng từ quan trọng nhất. Lưu ý, nếu cả cha và mẹ cùng nghỉ việc chăm con dưới 7 tuổi bị ốm, giấy chứng nhận của một trong hai người có thể là bản sao.
• Giấy ra viện hoặc bản tóm tắt hồ sơ bệnh án có ghi rõ chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau khi đã kết thúc giai đoạn điều trị nội trú.

3. Khám chữa bệnh tại nước ngoài

Pháp luật Việt Nam vẫn đảm bảo quyền lợi cho người lao động khám chữa bệnh tại nước ngoài, tuy nhiên hồ sơ cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về tính pháp lý:

• Giấy tờ thể hiện tên bệnh và thời gian điều trị do cơ sở y tế nước ngoài cấp.
• Bắt buộc: Phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực.
• Phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ các trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế).

Lưu ý về các trường hợp bất khả kháng

Trong bối cảnh thiên tai, thảm họa hoặc dịch bệnh, nếu không thể cung cấp các giấy tờ thông thường, người lao động có thể sử dụng các giấy tờ thay thế như:

• Quyết định áp dụng biện pháp cách ly y tế của cơ quan có thẩm quyền.
• Giấy xác nhận điều trị tại các cơ sở dã chiến hoặc khu vực phong tỏa.

"Người sử dụng lao động có trách nhiệm quyết toán chế độ ốm đau, thai sản với cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ người lao động."

Việc nắm vững các quy định về hồ sơ không chỉ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình mà còn giúp doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm pháp lý, tránh các rủi ro về tranh chấp lao động sau này.