Trong kỷ nguyên số, việc các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình công ty hợp danh, mở rộng kênh bán hàng qua website là điều tất yếu. Tuy nhiên, việc thiết lập chức năng đặt hàng trực tuyến không đơn thuần là cài đặt kỹ thuật mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP.

Cách thiết lập chức năng đặt hàng trực tuyến đúng luật

Theo quy định, doanh nghiệp có thể thiết lập chức năng đặt hàng trên website thương mại điện tử bán hàng hoặc ứng dụng di động. Chức năng này phải cho phép khách hàng bắt đầu quá trình giao kết hợp đồng dựa trên các điều khoản đã công bố công khai. Điều này áp dụng cho cả các hệ thống giao kết tự động mà không cần sự can thiệp trực tiếp của con người tại thời điểm đặt hàng.

Những thông tin bắt buộc phải hiển thị cho khách hàng rà soát

Trước khi khách hàng nhấn nút "Đặt hàng", hệ thống của công ty hợp danh phải hiển thị đầy đủ các thông tin để người mua rà soát. Đây là bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch dân sự. Các thông tin bao gồm:

• Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng và chủng loại cụ thể.
• Phương thức giao hàng và thời hạn cung ứng dịch vụ dự kiến.
• Tổng giá trị hợp đồng, bao gồm các loại thuế, phí và chi tiết về phương thức thanh toán.
• Cách thức và thời hạn để doanh nghiệp trả lời chấp nhận đề nghị.

Đặc biệt, doanh nghiệp phải có cơ chế cho phép khách hàng lựa chọn hủy giao dịch hoặc xác nhận đề nghị sau khi đã rà soát các thông tin nêu trên.

Quy trình trả lời đề nghị giao kết hợp đồng: Đừng để quá 12 giờ!

Một lưu ý quan trọng mà các công ty hợp danh thường bỏ qua là thời hạn trả lời khách hàng. Nếu doanh nghiệp không công bố thời hạn cụ thể, thì trong vòng 12 giờ kể từ khi khách hàng gửi đề nghị, doanh nghiệp phải có phản hồi. Nếu quá thời hạn này mà không có câu trả lời, đề nghị của khách hàng sẽ tự động chấm dứt hiệu lực.

Khi chấp nhận giao kết, doanh nghiệp phải cung cấp lại danh sách sản phẩm, giá cả, thời hạn giao hàng và thông tin liên hệ hỗ trợ dưới định dạng mà khách hàng có thể lưu trữ hoặc in ấn được.

Chấm dứt hợp đồng trực tuyến: Minh bạch là yếu tố then chốt

Không chỉ quy trình mua, quy trình "chia tay" cũng cần được minh bạch hóa. Doanh nghiệp phải công bố rõ ràng các trường hợp chấm dứt hợp đồng và cách thức giải quyết hậu quả. Đồng thời, phải cung cấp công cụ trực tuyến để khách hàng gửi thông báo chấm dứt khi không còn nhu cầu sử dụng dịch vụ, đảm bảo khách hàng có thể lưu trữ thông báo này trong hệ thống của họ.

Việc tuân thủ các quy định tại Nghị định 85/2021/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 52/2013/NĐ-CP) sẽ giúp công ty hợp danh xây dựng uy tín và tránh được các khoản phạt hành chính không đáng có trong hoạt động thương mại điện tử.