Bước sang tháng 7 năm 2026, cộng đồng doanh nghiệp và đội ngũ kế toán tại Việt Nam đang phải đối mặt với một trong những thay đổi pháp lý quan trọng nhất về hóa đơn và thuế trong năm nay. Kể từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử đã chính thức có hiệu lực thi hành, thay thế hoàn toàn cho Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước đây.

Một trong những điểm mới "nóng" nhất, tác động trực tiếp đến túi tiền của doanh nghiệp chính là quy định siết chặt việc hiển thị thông tin người mua trên hóa đơn. Nếu không nắm rõ quy định này, doanh nghiệp rất dễ rơi vào bẫy pháp lý khi toàn bộ chi phí mua hàng hóa, dịch vụ bị cơ quan thuế từ chối hạch toán.

"Siết" Quy Định Hạch Toán Chi Phí Từ Hóa Đơn Thiếu Thông Tin

Trước đây, trong quá trình hoạt động, không ít doanh nghiệp vẫn chấp nhận nhận các hóa đơn "khách lẻ không lấy hóa đơn" hoặc hóa đơn để trống thông tin người mua để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tuy nhiên, thói quen này buộc phải chấm dứt hoàn toàn từ ngày 01/7/2026.

Cụ thể, căn cứ theo quy định tại mục 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Quy định này đồng nghĩa với việc, nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng trên hóa đơn điện tử nhận về không thể hiện đầy đủ thông tin của doanh nghiệp mình (hoặc chỉ ghi chung chung, hoặc ghi thông tin người tiêu dùng cá nhân), thì toàn bộ giá trị đơn hàng đó sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Đây là một tổn thất tài chính không hề nhỏ nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều giao dịch mua hàng nhỏ lẻ nhưng không chuẩn hóa quy trình nhận hóa đơn.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình kiểm tra thông tin người mua trên hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026 (ảnh minh họa)

Hướng Dẫn Ghi Thông Tin Người Mua Chuẩn Xác Theo Quy Định Mới

Để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ và có giá trị hạch toán, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã đưa ra hướng dẫn rất chi tiết cho từng trường hợp người mua cụ thể như sau:

1. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh (Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh)

Khi thực hiện giao dịch giữa các tổ chức kinh tế với nhau, thông tin của bên mua phải được ghi nhận một cách tuyệt đối chính xác. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng thông tin được ghi nhận tại các giấy tờ pháp lý sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
• Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Đặc biệt, đối với trường hợp người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải là mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp theo đúng quy định.

2. Trường hợp người mua là người tiêu dùng cá nhân

Quy định mới phân định rõ hai trạng thái cung cấp thông tin của người tiêu dùng:

• Nếu người mua cung cấp thông tin: Trên hóa đơn bắt buộc phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ và số định danh cá nhân. Đối với khách hàng là người nước ngoài, thông tin về địa chỉ và số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.
• Nếu người mua không cung cấp thông tin: Đây là điểm thay đổi rất lớn. Người bán không được phép tự ý để trống hoặc ghi các cụm từ tự phát trước đây như "Khách lẻ không lấy hóa đơn". Thay vào đó, trên hóa đơn phải thể hiện rõ ràng cụm từ “Bán cho người tiêu dùng”. Quy định này loại trừ một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân mà theo quy định riêng không phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua trên hóa đơn.

Giải Pháp Cho Trường Hợp Tên Hoặc Địa Chỉ Người Mua Quá Dài

Một trong những vướng mắc thực tế mà nhiều kế toán gặp phải trước đây là tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trụ sở quá dài, vượt quá số lượng ký tự cho phép của phần mềm hóa đơn điện tử. Để giải quyết triệt để vấn đề này, điểm a Mục 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã chính thức luật hóa các từ ngữ được phép viết tắt thông dụng.

Theo đó, trên hóa đơn, người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như:

• "Phường" thành "P"; "Thành phố" thành "TP"; "Việt Nam" thành "VN";
• "Cổ phần" thành "CP"; "Trách nhiệm hữu hạn" thành "TNHH";
• "Khu công nghiệp" thành "KCN"; "Sản xuất" thành "SX"; "Chi nhánh" thành "CN"...

Lưu ý quan trọng: Việc viết tắt này chỉ được chấp nhận khi vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, đặc khu, tỉnh, thành phố để xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phải phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp đó.

Khuyến Nghị Thiết Thực Cho Doanh Nghiệp Và Bộ Phận Kế Toán

Để thích ứng ngay với quy định mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tránh việc bị cơ quan thuế gõ cửa và loại bỏ hàng loạt chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các giải pháp sau:

Thứ nhất, rà soát và cập nhật ngay quy trình mua hàng. Yêu cầu tất cả nhân viên khi đi mua hàng hóa, dịch vụ cho công ty (kể cả các khoản chi nhỏ như văn phòng phẩm, tiếp khách, xăng xe...) phải cung cấp chính xác thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp cho người bán để lập hóa đơn điện tử đúng chuẩn.

Thứ hai, bộ phận kế toán cần tăng cường kiểm tra, đối soát chặt chẽ các hóa đơn đầu vào ngay khi nhận được. Nếu phát hiện hóa đơn ghi thiếu thông tin người mua hoặc ghi sai lệch thông tin đăng ký doanh nghiệp, phải yêu cầu người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh ngay lập tức theo đúng quy định.

Thứ ba, nâng cấp hoặc lựa chọn các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, có tính năng tự động kiểm tra, đối chiếu thông tin doanh nghiệp từ cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế để giảm thiểu tối đa sai sót do con người trong quá trình nhập liệu.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế hợp lý mà còn là lá chắn vững chắc bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro thanh tra, kiểm tra thuế trong tương lai.